Para crear una nueva plantilla de email deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Todas las tareas | Operaciones Cooperativas | Notificaciones | Plantillas de Email;
- Abrir la lista y pulsar el botón “Crear nuevo registro”(en la parte superior de la lista de plantillas de email);
- Introducir la Clave de la plantilla, el Asunto, la Cultura, el Tipo, la Plantilla y Anexos (si se desea asociar algún anexo);
- Pulsar el botón Crear.
Crear una Plantilla de Email con tags para usar en la notificación de Asignación de las Órdenes de Trabajo
Las notificaciones definidas en la ficha del trabajador, en el campo Asignación de la Orden de Trabajo, en la sección Notificaciones, permiten usar tags. Así, al enviar las notificaciones, estas tags se sustituyen por los valores correspondientes, introducidos durante la Asignación de la Orden de Trabajo. Las tags disponibles son las definidas en la siguiente tabla.
| Tag | Valor |
| $$WORKORDER$$ | Clave de la Orden de Trabajo |
| $$WODESCRIPTION$$ | Descripción de la Orden de Trabajo |
| $$TASK$$ | Clave de la Tarea |
| $$TASKDESCRIPTION$$ | Descripción de la Tarea |
| $$ASSIGNER$$ | Quien asigna la Orden de Trabajo |
| $$ASSIGNEDTO$$ | A quien se asigna la Orden de Trabajo |
| $$DURATION$$ | Duración |
| $$EXPECTEDDATE$$ | Fecha esperada |
| $$MAINTENANCEPLAN$$ | Plan de Mantenimiento |
| $$MPDESCRIPTION$$ | Descripción del Plan de Mantenimiento |
| $$WORKCENTER$$ | Centro de trabajo |
| $$WCDESCRIPTION$$ | Descripción del Centro de Trabajo |
| $$SPECIALTY$$ | Especialidad |
| $$SPECIALTYDESCRIPTION$$ | Descripción de la Especialidad |
Ejemplo: Original Estimado $$ASSIGNEDTO$$, $$ASSIGNER$$ le ha asignado la tarea $$TASK$$ – $$TASKDESCRIPTION$$ de la Orden de Trabajo $$WORKORDER$$ – $$WODESCRIPTION$$. La duración de esta tarea es de $$DURATION$$ y la fecha prevista es el $$EXPECTEDDATE$$. Resultado Estimado Juan, António Oliveira le ha asignado la tarea T-000002 – Comprobar de la orden de trabajo OT0012 – La TV de la recepción no funciona. La duración de esta tarea es de 5 Horas y la fecha prevista es el 4/12/2017 12:00:00.
Crear una Plantilla de Email con tags para usar en la notificación de Eventos del Mantenimiento Preventivo
Las notificaciones definidas en el plan de mantenimiento, en el campo Notificación permiten el uso de tags. Así, al enviar las notificaciones, estas tags se sustituyen por los valores correspondientes del evento de mantenimiento preventivo. Las tags disponibles son las definidas en la siguiente tabla.
| Tag | Valor |
| %%Event.Event%% | Evento de Mantenimiento Preventivo |
| %%Event.ExpectedDate%% | Fecha Esperada |
| %%Event.PreventiveMaintenance%% | Mantenimiento Preventivo (clave y descripción) |
| %%Event.MaintenancePlan%% | Plan de mantenimiento |
| %%Event.WorkOrder%% | Orden de Trabajo |
| %%Event.WorkCenter%% | Centro de Trabajo del Mantenimiento Preventivo |
| %%Event.Supplier%% | Proveedor |
| %%Event.Type%% | Tipo de OT |
| %%Event.Priority%% | Nivel de Prioridad |
| %%Event.Object%% | Localización, Activo o Ruta del Mantenimiento Preventivo. |
Ejemplo: Original Estimado %%User.Name%%, El evento %%Event.Event%% del mantenimiento preventivo %%Event.PreventiveMaintenance%% está previsto el %%Event.ExpectedDate%%. El evento del mantenimiento preventivo se aplica a %%Event.Object%%. Resultado Estimado Juan, El evento 1 del mantenimiento preventivo PM-00001.1 – Comprobar Filtros está previsto el 22/08/2017 10:00 +00:00. El evento del mantenimiento preventivo se aplica a AC0001 – Aire Acondicionado Auditorio.
Crear una Plantilla de Email con tags para usar en la notificación de Fallos
En el envío de las notificaciones, al crear o modificar el estado, estas tags se sustituyen por los correspondientes valores del fallo. Las tags disponibles son las definidas en la siguiente tabla.
| Tag | Valor |
| %%Failure.Failure%% | Avería (clave y descripción) |
| %%Failure.Date%% | Fecha |
| %%Failure.Asset%% | Activo (clave y descripción) |
Ejemplo: Original Estimado %%User.Name%%, El fallo %%Failure.Failure%% se ha creado el %%Failure.Date%%. Se aplica a %%Failure.Asset%%. Resultado Estimado Juan, El fallo F0001 – Filtros Atascados se ha creado el 22/08/2017 10:00 +00:00. Se aplica a AC0001 – Aire Acondicionado Auditorio.
Crear una Plantilla de Email con tags para usar en la notificación de Incidencias
En el envío de las notificaciones, al crear o modificar el estado, estas tags se sustituyen por los correspondientes valores de la incidencia. Las tags disponibles son las definidas en la siguiente tabla.
| Tag | Valor |
| %%Issue.Issue%% | Incidencia (clave y descripción) |
| %%Issue.Date%% | Fecha |
| %%Issue.Object%% | Activo/Localización/Ruta (clave y descripción) |
| %%Issue.IssueType%% | Tipo de Incidencia |
| %%Issue.PriorityLevel%% | Nivel de Prioridad (Solicitante) |
| %%Issue.IssueReason%% | Motivo de la Incidencia |
| %%Issue.Customer%% | Cliente |
| %%Issue.State%% | Estado |
| %%Issue.Requester%% | Solicitante |
| %%Issue.Remarks%% | Observaciones |
Ejemplo: Original Estimado %%User.Name%%, La incidencia %%Issue.Issue%% se ha creado el %%Issue.Date%%. Se aplica a %%Issue.Object%%. Resultado Estimado Juan, La incidencia I0001– El A/C no se conecta se ha creado el 22/08/2017 10:00 +00:00. Se aplica a AC0001 – Aire Acondicionado Auditorio.
Crear una Plantilla de Email con tags para usar en la notificación de Mantenimientos Preventivos
En el envío de las notificaciones, al crear o modificar el estado, estas tags se sustituyen por los correspondientes valores del mantenimiento preventivo. Las tags disponibles son las definidas en la siguiente tabla.
| Tag | Valor |
| %%PreventiveMaintenance.PreventiveMaintenance%% | Mantenimiento Preventivo (clave y descripción) |
| %%PreventiveMaintenance.Object%% | Activo/Localización/Ruta (clave y descripción) |
Ejemplo: Original Estimado %%User.Name%%, El mantenimiento preventivo %%PreventiveMaintenance.PreventiveMaintenance%% se ha creado. Se aplica a %%PreventiveMaintenance.Object%%. Resultado Estimado Juan, El mantenimiento preventivo PM0001.1 – Limpieza Semanal se ha creado. Se aplica a AC0001 – Aire Acondicionado Auditorio.
Crear una Plantilla de Email con tags para usar en la notificación de Órdenes de Trabajo
En el envío de las notificaciones, al crear o modificar el estado, estas tags se sustituyen por los correspondientes valores de la orden de trabajo. Las tags disponibles son las definidas en la siguiente tabla.
| Tag | Valor |
| %%WorkOrder.WorkOrder%% | Orden Trabajo (clave y descripción) |
| %%WorkOrder.Date%% | Fecha |
| %%WorkOrder.Object%% | Activo/Localización/Ruta (clave y descripción) |
| %%WorkOrder.WorkCenter%% | Centro de Trabajo |
| %%WorkOrder.Supplier%% | Proveedor |
| %%WorkOrder.Type%% | Tipo de OT |
| %%WorkOrder.Issue%% | Incidencia asociada a la OT |
| %%WorkOrder.Failure%% | Fallo asociado a la OT |
| %%WorkOrder.PriorityLevel%% | Nivel de Prioridad |
| %%WorkOrder.State%% | Estado |
| %%WorkOrder.Remarks%% | Observaciones |
Ejemplo: Original Estimado %%User.Name%%, La OT %%WorkOrder.WorkOrder%% se ha creado el %%WorkOrder.Date%%. Se aplica a %%WorkOrder.Object%%. Resultado Estimado Juan, La OT OT0001 – El A/C no se conecta se ha creado el 22/08/2017 10:00 +00:00. Se aplica a AC0001 – Aire Acondicionado Auditorio.
Crear una Plantilla de Email con tags para usar en la notificación de Contratos de Proveedor
Al enviar as notificaciones configuradas en el contrato de proveedor estas tags se sustituyen por los correspondientes valores del contrato. Las tags disponibles son las definidas en la siguiente tabla.
| Tag | Valor |
| %%SupplierContract.SupplierContract%% | Contrato (clave y descripción) |
| %%SupplierContract.Supplier%% | Proveedor |
| %%SupplierContract.CessationNotice%% | Fecha de Preaviso de Cese |
| %%SupplierContract.Cessation%% | Fecha de Cese |
| %%SupplierContract.Expiration%% | Fecha de Validez |
Ejemplo: Original Estimado %%User.Name%%, El contrato %%SupplierContract.SupplierContract%% del proveedor %%SupplierContract.Supplier%% está en preaviso de cese a partir del %%SupplierContract.CessationNotice%%. Original Estimado Juan, El contrato CF001 del proveedor Tysco está en preaviso de cese a partir del 2019-06-07.