Operaciones de Solicitudes de Mantenimiento

Crear una Incidencia

500 views 11 January, 2017 25 February, 2019 Valuekeep 5

A través de las incidencias, los trabajadores de una empresa pueden enviar, al mantenimiento, solicitudes de intervención en activos o localizaciones. Estas solicitudes de intervención, conocidas normalmente como solicitudes de HelpDesk, permiten a los equipos de mantenimiento responder a las diversas solicitudes a través de la creación de Órdenes de Trabajo correctivas. La funcionalidad de registro de incidencias incluye dos vistas distintas, con diferentes niveles de información que se introducen según el perfil del usuario. Entre ellas se destaca una vista dirigida a los solicitantes, en la que basta con indicar el equipo o la localización para los que se solicita la intervención y una breve descripción del problema. Existe también la vista del aprobador, para los usuarios, y cuya función es analizar las solicitudes que se les dirigen. Basados en un análisis, se decidirá si darán origen o no a una orden de trabajo. Crear incidencias – Solicitante

  1. Acceder a Solicitudes de Mantenimiento | Incidencias;
  2. Abrir la lista y pulsar el botón “Crear nuevo registro”(en la parte superior de la lista de incidencias);
  3. Describir la incidencia;
  4. Indicar el Activo/Localización o la Ruta Activos/Ruta Localizaciones al que se refiere la incidencia;
  5. Indicar un nivel de prioridad;
  6. Pulsar el botón Crear.

Crear incidencias – Aprobador

  1. Acceder a Solicitudes de Mantenimiento | Incidencias;
  2. Abrir la lista y pulsar el botón “Crear nuevo registro”(en la parte superior de la lista de incidencias);
  3. Describir la incidencia;
  4. Indicar el Activo/Localización o la Ruta Activos/Ruta Localizaciones al que se refiere la incidencia;
  5. Indicar el Nivel de Prioridad del Aprobador, que podrá ser diferente del nivel indicado por el solicitante. El nivel de prioridad del aprobador será el que determine el tiempo de respuesta a la incidencia;
  6. Indicar un Plan de Mantenimiento. En el caso de que no se indique un plan de mantenimiento, la Orden de Trabajo se creará sin plan asociado;
  7. Pulsar el botón Crear.

Si el tipo de incidencia seleccionada se ha configurado para crear una OT automáticamente, el nivel de prioridad (aprobador), tipo de OT y el centro de trabajo se rellenan automáticamente con los datos configurados en el tipo de incidencia. Si el usuario no tiene solo el perfil de Solicitante, cada vez que cambiar el tipo de incidencia se muestra un mensaje indicando si desea sobrescribir los valores actuales con los valores por defecto del tipo de incidencia.

El centro de coste de la localización, activo o ruta seleccionado se sugiere automáticamente. Puede crearse una Incidencia sin definir un Activo/Localización o Ruta Activos/Ruta Localizaciones, en el caso de que se guarde como borrador. Sin embargo, al aprobar la Incidencia debe indicarse un Activo/Localización o Ruta Activos/Ruta Localizaciones. El campo Localización Padre muestra la localización del Activo, Localización o Ruta. Solo se pueden seleccionar activos o localizaciones del nivel de acceso asociado al trabajador. Si se selecciona un centro de trabajo, solo se podrán seleccionar activos o localizaciones asociados a este centro de trabajo.
Si existe un Tipo de Orden de Trabajo por defecto, este se sugiere automáticamente, así como el plan de mantenimiento definido por defecto para este tipo. Se sugiere el campo Centro de Trabajo por defecto y se introduce el campo de Responsable automáticamente con el primer Responsable por el Centro de Trabajo. El campo Observaciones puede introducirse en cualquier estado de la incidencia.
El campo Observaciones puede introducirse en cualquier estado de la incidencia.
Algunos de los campos obligatorios son automáticamente introducidos por el sistema si existe un registro por defecto asociado a la entidad (p. ej. Nivel de Prioridad). El usuario que crea una incidencia solo la puede eliminar si esta se encuentra en el estado “Pendiente”.
Si se ha introducido el Centro de Trabajo, solo puede aprobar la Orden de Trabajo un responsable por el mismo.
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Estados disponibles

Tabla con todos los estados por defecto de una Incidencia:

Clave Natural Descripción
001.ISSUE Pendiente de Aprobación
002.ISSUE Aprobado
003.ISSUE Cancelado
004.ISSUE Cerrado
005.ISSUE Ejecutado
006.ISSUE En Curso
007.ISSUE Suspendido
008.ISSUE Pendiente

Tabla con todas las transiciones de estado por defecto para una Incidencia:

Estado Actual Próximo Estado
Suspendido En Curso
Suspendido Cancelado
Ejecutado Cerrado
Ejecutado En Curso
En Curso Ejecutado
En Curso Suspendido
Aprobado En Curso
Aprobado Cancelado
Pendiente Pendiente de Aprobación
Pendiente de Aprobación Pendiente
Pendiente de Aprobación Aprobado
Pendiente de Aprobación Cancelado
Pendiente de Aprobación En Curso

¿Cómo asociar un contrato a una incidencia?

Pueden asociarse contratos a una incidencia, para añadir algunas validaciones de negocio. Para asociar un contrato de cliente o de proveedor deben seguirse los siguientes pasos:

  1. Seleccionar un activo, localización o ruta;
  2. Seleccionar un cliente/proveedor;
  3. Seleccionar un contrato de cliente/proveedor.

Para asociar un contrato de garantía deben seguirse los siguientes pasos:

  1. Seleccionar un activo, localización o ruta;
  2. Seleccionar un contrato de garantía.

 

  • El activo o la localización de la incidencia debe estar incluido en el contrato o contratos seleccionados;
  • Los activos de las rutas de activos o las localizaciones de las rutas de localizaciones deben estar incluidos en el contrato o contratos seleccionados;
  • Si el contrato o contratos seleccionados tienen uno o más planes de mantenimiento asociados, los planes de mantenimiento de la incidencia deben estar incluidos en el contrato o contratos seleccionados.
Cuando se crea una orden de trabajo a través de la incidencia, el contrato transita a la orden de trabajo.

¿Cómo activar los contratos de garantías en las incidencias?

Al crear una incidencia para un activo o localización, se sugiere el contrato de garantía definido en su ficha, en el caso de que se encuentre en el estado “Aprobado”. Puede seleccionarse otro contrato de garantía.

¿Cómo modificar las fechas de creación y transición de estados de una incidencia?

Pueden modificarse las fechas de creación y transición de estados de una incidencia. Esta opción solo está disponible para usuarios con perfil de Administración. Para modificar la fecha de creación y transición de estados:

  1. Entrar con un usuario con perfil Administración;
  2. Crear o editar la incidencia;
  3. Modificar la fecha de la incidencia;
  4. Abrir la pestaña Transiciones de Estado y hacer clic en el enlace Cargar transiciones de estado;
  5. Modificar las fechas de transición;
  6. Guardar.

Si la Incidencia ha originado una OT, la modificación de las fechas obedece a la siguiente regla:

  1. La fecha de la transición al estado cerrado de la OT se actualiza según la nueva fecha de transición al estado cerrado de la incidencia.
Las fechas definidas deben ser siempre anteriores a la fecha actual. La fecha de una transición no puede ser anterior a la fecha de las transiciones anteriores, ni a la fecha de creación de la incidencia.

¿Cómo poner disponible un activo o una localización a partir de una incidencia?

Si en el momento del cierre de la Incidencia (Modificación del estado Ejecutado a Cerrado), el activo o la localización tienen un registro de indisponibilidad, el sistema pregunta al usuario si desea volver a poner el activo o la localización disponibles.

Valuekeep dispone de un servicio que pone disponibles automáticamente los activos o las localizaciones, si existe un registro de indisponibilidad en el sistema, sin fecha de fin, asociado al activo o localización, generado por una Incidencia en el estado cerrado.

¿Cómo crear una orden de trabajo a partir de una incidencia?

La creación de Órdenes de Trabajo a partir de Incidencias solo está disponible para usuarios con perfil de aprobador. Al modificar la incidencia a un estado que genera orden de trabajo, surge una pantalla para que el usuario seleccione el estado en el que desea crear la OT. Pueden configurarse los estados de la incidencia que permiten crear las OT. En el caso de la creación de una Orden de Trabajo, pueden indicarse uno o más Planes de Mantenimiento. En el caso de que no se indique ningún Plan de Mantenimiento, la Orden de Trabajo se crea sin Plan. En este caso, el técnico de mantenimiento dispone de la posibilidad de asociarlo en el momento de ejecutar el trabajo. En el caso de que se desee imprimir la orden de trabajo generada a partir de la aprobación de la incidencia, deben introducirse los campos “Comunicación” y “Plantilla“.

Las observaciones y anexos de la incidencia se copian a la orden de trabajo, así como el centro de coste.

¿Cómo se calcula la fecha de fin esperada de una incidencia?

La fecha de fin esperada de una incidencia se calcula basada en el nivel de prioridad asignado y en el calendario y horario del tipo “Organización” definidos por defecto. Cuando no exista un calendario u horario definidos por defecto, se asume un calendario sin días de inactividad y un horario entre las 00:00:00 y las 23:59:59. El tiempo de respuesta definido en el nivel de prioridad se convierte siempre en minutos, independientemente de la unidad de tiempo seleccionada, por lo que es exactamente lo mismo definir un tiempo de respuesta de 1 día, 24 horas o 1440 minutos. Ejemplos Ejemplo 1: Calendario, por defecto, solo con el sábado como día de inactividad;

Horario, por defecto, con hora de inicio a las 00:00:00 y hora de fin a las 23:59:59, con un evento semanal que ocurre cada domingo entre las 00:00:00-22:00:00;

Nivel de prioridad, por defecto, para todos los días de la semana, de 3 días (4320 minutos) y para los días de fin de semana, de 4 días (5760 minutos).

Fecha de la Incidencia Fecha de Fin Esperada
10/09/2014 11:00:00 15/09/2014 09:00:00
14/09/2014 10:15:00 18/09/2014 22:00:00

Ejemplo 2: Sin calendario u horario definidos por defecto;

Nivel de prioridad por defecto, para todos los días de la semana, de 3 días (4320 minutos).

Fecha de la Incidencia Fecha de Fin Esperada
10/09/2014 11:00:00 13/10/2014 11:00:00

¿Cómo realizar asignaciones de tareas de la orden de trabajo a partir de una incidencia?

En la aprobación de una incidencia con la opción “Generar y Abrir Orden de Trabajo“, pueden definirse asignaciones de las tareas de la orden de trabajo para la OT creada por la incidencia. Para definir las asignaciones, deben realizarse los siguientes pasos:

  1. Acceder a la tabla “Asignaciones“, que se encuentra en la pestaña “Orden de Trabajo” de la incidencia correspondiente;
  2. Realizar las asignaciones, a través de la selección del Plan de Mantenimiento, una Tarea, el Trabajador y, opcionalmente, la Especialidad;
  3. Crear la OT para la incidencia en el enlace “Orden de Trabajo”.

Se crearán las asignaciones definidas, que se pueden consultar en Todas las Tareas | Órdenes de Trabajo | Asignaciones de la Orden de Trabajo.

En la asignación, cuando se desee asignar un trabajador a todas las tareas de un plan de mantenimiento, basta con dejar en blanco el campo “Tarea” y se creará automáticamente una asignación para todas las tareas del plan de mantenimiento. Si se desea asignar un trabajador a todas las tareas de todos los planes de mantenimiento de la incidencia, basta con introducir el campo “Trabajador” y, opcionalmente, el campo “Especialidad”, y se crearán automáticamente las asignaciones de la OT.

¿Cómo registrar indisponibilidad de un activo o localización a partir de una incidencia?

Para colocar un activo o localización como no disponible, al registrar una incidencia hay que asociar a la incidencia un estado de funcionamiento cuya propiedad “Estado de Indisponibilidad” sea verdadera. El registro de tiempo de indisponibilidad se crea cuando se modifica la incidencia a un estado que da origen a indisponibilidad, o cuando la incidencia ya se encuentra en ese estado y se introduce el campo con un estado de funcionamiento de indisponibilidad. Para crear un estado de funcionamiento que registre indisponibilidad, deben efectuarse los siguientes pasos:

  1. Acceder a Todas las Tareas | Activos | Configuraciones | Modos de Funcionamiento. Se muestra la lista de los modos de funcionamiento;
  2. Para crear un nuevo modo de funcionamiento, pulsar el botón “Crear nuevo registro” (en la parte superior de la lista de modo de funcionamiento). En el área de trabajo se abre una nueva pestaña con el nombre “Crear Modo de Funcionamiento”;
  3. Indicar un código y una descripción;
  4. Seleccionar la opción “Estado de Indisponibilidad”;
  5. Pulsar el botón Crear.

 

Cada Incidencia con un estado de funcionamiento de indisponibilidad da origen a un registro de historial de tiempo de indisponibilidad. El total de horas y el estado de disponibilidad del activo o de la localización se actualiza a medida que se cierra cada uno de los registros de indisponibilidad. Solo se puede modificar el estado de funcionamiento de indisponibilidad cuando no existen registros de historial de tiempo de indisponibilidad abiertos para la incidencia.

¿Cómo registrar una incidencia en modo borrador?

El modo borrador permite que una entidad se pueda editar continuamente, hasta que esté lista para aprobación. La creación y el ciclo de vida de una entidad en modo borrador es el siguiente:

  1. Seleccionar la opción de crear una incidencia;
  2. Introducir al menos los campos obligatorios de la entidad;
  3. Pulsar en el enlace “Guardar como Borrador”;
  4. Abrir la lista de la entidad y seleccionar Opciones | Mostrar solo borradores;
  5. Editar la entidad creada en modo borrador;
  6. Realizar las modificaciones necesarias y guardar las veces que sean necesarias;
  7. Cuando la entidad esté lista para aprobación, cambiar el estado a “Pendiente de Aprobación”.
Para simplificar la edición, en el modo borrador no se aplican todas las reglas de validación. Al seleccionar el estado “Pendiente de Aprobación” se comprueban todas las condiciones necesarias para la entidad.

¿Cómo consultar la fecha de las transiciones de estado de la incidencia?

En la pantalla de edición de la Incidencia puede consultarse la lista de sus transiciones de estado, para ello, hay que acceder a la pestaña Transiciones de Estado. Aquí se encuentran los siguientes datos:

  • Estado anterior: el estado original de la Incidencia;
  • Nuevo estado: el estado al que ha transitado la Incidencia;
  • Fecha:  fecha en la que ha tenido lugar la transición;
  • Justificación: el motivo de la transición;
  • Creado Por: el usuario que ha modificado el estado de la Incidencia.
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