Paso #9 – Cree su Primera Orden de Trabajo

Crear una Orden de Trabajo

219 views 12 January, 2017 31 October, 2018 Valuekeep 0

La Orden de Trabajo (OT) es la entidad que representa el trabajo de mantenimiento que se va a ejecutar, así como a qué activo, localización o ruta se refiere.

Esta funcionalidad incluye dos vistas distintas, con diferentes niveles de información que se introducen según el perfil del usuario.

La opción de creación de Órdenes de Trabajo está disponible en: Todas las Tareas | Órdenes de Trabajo | Órdenes de Trabajo.

  1. Se muestra la lista de órdenes de trabajo.
  2. Para crear una nueva OT , pulsar el botón “Crear nuevo registro” (parte superior de la lista de las órdenes de trabajo). En el área de trabajo se abrirá una nueva pestaña con el nombre “Crear Orden de Trabajo”;
  3. Introducir la descripción de la orden de trabajo;
  4. Seleccionar el tipo;
  5. Asociar a una de las siguientes entidades: localización, activo, ruta de localizaciones o ruta de activos;
  6. Definir la responsabilidad de la OT: centro de trabajo y trabajador responsable por la OT;
  7. Seleccionar el nivel de prioridad y el modo de funcionamiento;
  8. Seleccionar las entidades asociadas: cliente y proveedor;
  9. Seleccionar los contratos asociados: cliente, proveedor y garantía.

La orden de trabajo (OT) deber tener asociado uno o más planes de mantenimiento. Para añadir planes a la OT, deben realizarse los siguientes pasos:

  1. Seleccionar la pestaña Plan de Mantenimiento;
  2. Hacer clic en el enlace “Importar Planes de Mantenimiento”. Se muestra una lista con todos los planes de mantenimiento en el estado Aprobado;
  3. Seleccionar un plan y pulsar la tecla “Insert”, o hacer clic en el botón “Seleccionar”;
  4. Pulsar el botón “Crear”.
Pueden eliminarse tareas del plan de mantenimiento importado o eliminar planes de la OT. Para ello, utilizar las opciones de contexto de la tabla o la combinación de teclas “Ctrl+-”. El centro de coste de la localización, activo o ruta seleccionado se sugiere automáticamente. Puede crearse una OT sin activo, localización o ruta, si se crea como borrador.

El campo Localización Padre muestra la localización del Activo, Localización o Ruta. Solo se pueden seleccionar activos o localizaciones del nivel de acceso asociado al trabajador. Si se selecciona un centro de trabajo, solo se podrán seleccionar activos o localizaciones asociados a este centro de trabajo.


 Si el tipo de OT tiene un Plan de Mantenimiento por defecto seleccionado, este se importa automáticamente. Para más información sobre este asunto, consultar el artículo “Tipos de Órdenes de Trabajo”. 

El código del fallo es un campo estructurado que el usuario final puede configurar a través de la entidad Secuencias.

 Si el Centro de Trabajo está definido, solo puede aprobar la OT un responsable por el Centro de Trabajo.

Estados

Tabla con los estados disponibles por defecto de una Orden de Trabajo:

Clave Natural Descripción
001.WORKORDER Pendiente de Aprobación
002.WORKORDER Pendiente
003.WORKORDER Aprobado
004.WORKORDER En Curso
005.WORKORDER Cancelado
006.WORKORDER Cerrado
007.WORKORDER Ejecutado
008.WORKORDER Suspendido

Tabla con todas las transiciones de estado disponibles por defecto para una Orden de Trabajo:

Estado Actual Próximo Estado
Pendiente Pendiente de Aprobación
Pendiente de Aprobación Aprobación
Aprobado Cancelado
Aprobado En Curso
En Curso Suspendido
En Curso Cancelado
En Curso Cerrado
Cancelado En Curso
Suspendido En Curso
Suspendido Cancelado
Ejecutado Cerrado
Ejecutado En Curso

¿Cómo registrar una orden de trabajo en modo borrador?

El modo borrador permite que una entidad se pueda editar continuamente, hasta que esté lista para avanzar en el proceso de mantenimiento. La creación y el ciclo de vida de una entidad en modo borrador es el siguiente:

  1. Seleccionar la opción para crear una orden de trabajo;
  2. Introducir al menos los campos obligatorios de la entidad;
  3. Pulsar en el enlace “Guardar como Borrador”;
  4. Abrir la lista de la entidad y seleccionar Opciones | Mostrar solo borradores;
  5. Editar la entidad creada en modo borrador;
  6. Realizar las modificaciones necesarias y guardar las veces que sean necesarias;
  7. Cuando la entidad está lista para avanzar, hay que modificar el estado de la OT.
Para simplificar la edición, en el modo borrador no se aplican todas las reglas de validación. Al seleccionar el estado siguiente se comprueban todas las condiciones necesarias para la entidad.

¿Cómo se calcula la fecha de fin esperada de una orden de trabajo?

La fecha de fin esperada de una orden de trabajo se calcula basada en el nivel de prioridad asignado y en el calendario y horario del tipo “Organización” definidos por defecto.

Cuando no exista un calendario u horario definidos por defecto, se asume un calendario sin días de inactividad y un horario entre las 00:00:00 y las 23:59:59.

El tiempo de respuesta definido en el nivel de prioridad se convierte siempre en minutos, independientemente de la unidad de tiempo seleccionada, por lo que es exactamente lo mismo definir un tiempo de respuesta de 1 día, 24 horas o 1440 minutos.

Ejemplos

Ejemplo 1:

Calendario por defecto, solo con el sábado como día de inactividad;

Horario por defecto, con hora de inicio a las 00:00:00 y hora de fin a las 23:59:59, con un evento semanal que ocurre cada domingo entre las 00:00:00-22:00:00;

Nivel de prioridad por defecto, para todos los días de la semana, de 3 días (4320 minutos) y para los días de fin de semana, de 4 días (5760 minutos).

Fecha de la Orden de Trabajo Fecha de Fin Esperada
10/09/2014 11:00:00 15/09/2014 09:00:00
14/09/2014 10:15:00 18/09/2014 22:00:00

Ejemplo 2:

Sin calendario u horario definidos por defecto;

Nivel de prioridad por defecto, para todos los días de la semana, de 3 días (4320 minutos).

Fecha de la Orden de Trabajo Fecha de Fin Esperada
10/09/2014 11:00:00 13/10/2014 11:00:00

¿Cómo registrar indisponibilidad de un activo o localización a partir de una OT?

Para colocar un activo o localización como no disponible, al registrar una OT hay que asociar la incidencia a un estado de funcionamiento cuya propiedad “Estado de Indisponibilidad” sea verdadera. El registro de tiempo de indisponibilidad se crea cuando se modifica la OT a un estado que da origen a indisponibilidad, o cuando la OT ya se encuentra en ese estado y se introduce el campo con un estado de funcionamiento de indisponibilidad.

Para crear un estado de funcionamiento que registre indisponibilidad, deben efectuarse los siguientes pasos:

  1. Acceder a Todas las Tareas | Activos | Configuraciones | Modos de Funcionamiento . Se muestra la lista de los modos de funcionamiento;
  2. Para crear un nuevo modo de funcionamiento, pulsar el botón “Crear nuevo registro” (en la parte superior de la lista de modo de funcionamiento). En el área de trabajo se abre una nueva pestaña con el nombre “Crear Modo de Funcionamiento”;
  3. Indicar un código y una descripción;
  4. Seleccionar la opción “Estado de Indisponibilidad”;
  5. Pulsar el botón Crear.
Cada OT con un estado de funcionamiento de indisponibilidad da origen a un registro de historial de tiempo de indisponibilidad. El total de horas y el estado de disponibilidad del activo o de la localización se actualiza a medida que se cierra cada uno de los registros de indisponibilidad.

Solo se puede modificar el estado de funcionamiento de indisponibilidad cuando no existen registros de historial de tiempo de indisponibilidad abiertos para la OT.

¿Cómo asociar un contrato a una orden de trabajo?

Pueden asociarse contratos a una orden de trabajo, para añadir algunas validaciones de negocio.

Para asociar un contrato de cliente o de proveedor deben seguirse los siguientes pasos:

  1. Seleccionar un activo, localización o ruta;
  2. Seleccionar un cliente/proveedor;
  3. Seleccionar un contrato de cliente/proveedor.

Para asociar un contrato de garantía deben seguirse los siguientes pasos:

  1. Seleccionar un activo, localización o ruta;
  2. Seleccionar un contrato de garantía.
  • El activo o la localización de la orden de trabajo deben estar incluidos en el contrato o contratos seleccionados;
  • Los activos de las rutas de activos o las localizaciones de las rutas de localizaciones deben estar incluidos en el contrato o contratos seleccionados;
  • Si el contrato o contratos seleccionados tienen uno o más planes de mantenimiento asociados, los planes de mantenimiento de la orden de trabajo deben estar incluidos en el contrato o contratos seleccionados.

 

Cuando se crea una orden de trabajo a través del mantenimiento preventivo o incidencia, el contrato o contratos del mantenimiento preventivo transitan a la orden de trabajo.

¿Cómo crear una orden de trabajo para un evento de mantenimiento preventivo?

Para crear una orden de trabajo para un evento de mantenimiento preventivo deberá usarse el explorador de órdenes de trabajo:

  1. Seleccionar el mantenimiento preventivo para el activo/localización para el que se desea crear una orden de trabajo preventiva;
  2. Seleccionar el evento del mantenimiento preventivo para el que se desea crear una orden de trabajo preventiva;
  3. En el menú de contexto, seleccionar la opción “Crear Orden de Trabajo”;
  4. En la ventana de creación de la Orden de Trabajo, seleccionar el estado en el que se desea crear la OT. Por defecto se sugiere el estado definido en el mantenimiento preventivo del evento;
  5. Pulsar el botón Aceptar.

Cuando la planificación del mantenimiento preventivo no es fija, se aplica esta regla según el tipo de planificación:

  1. En la planificación por apertura, solo se puede crear la OT para el evento si ya se ha abierto la anterior;
  2. En la planificación por cierre, solo se puede crear la OT para el evento si ya se ha ejecutado la anterior.
El centro de coste del mantenimiento preventivo se copia a la orden de trabajo.
La opción de crear la OT la deja automáticamente en el estado seleccionado.

¿Cómo modificar la fecha esperada de una orden de trabajo?

La fecha esperada de una Orden de Trabajo representa la fecha esperada del inicio de la ejecución de la Orden de Trabajo.

Esta fecha asume valores por defecto diferentes según el origen de la Orden de Trabajo. Para Órdenes de Trabajo generadas a partir de un mantenimiento preventivo, la fecha esperada es el valor de la fecha esperada del evento del mantenimiento preventivo. En cualquier otra situación, la fecha esperada es el valor de la fecha de creación de la Orden de Trabajo.

¿Cómo modificar el estado e imprimir órdenes de trabajo en bloque?

La modificación del estado de órdenes de trabajo y la impresión en bloque se ha diseñado para permitir la modificación del estado y la impresión de un conjunto de órdenes de trabajo (OT) en simultáneo.

Para modificar el estado de las Órdenes de Trabajo en bloque, deben realizarse los siguientes pasos:

  1. Acceder a la operación en Todas las tareas | Órdenes de Trabajo | Utilidades | Gestión de Órdenes de Trabajo en Bloque;
  2. Definir el filtro:
    Estado;
  3. Opcionalmente, definir los filtros:
    Centro de trabajo e intervalo de fechas – solo se presentan los centros de trabajo por lo que el usuario autenticado es responsable;
    Localización, activo o ruta;
  4. Hacer clic en Aplicar. La tabla se carga con las OT que corresponden a los filtros seleccionados;
  5. Seleccionar las OT para modificar el estado;
  6. Si se desea imprimir, seleccionar el informe y la plantilla de impresión y activar la columna Imprimir en cada una de las OT cuyo estado se va a modificar;
  7. Hacer clic en el botón “Modificar Estado” y posteriormente en el estado pretendido.

 

Para imprimir sin modificar el estado de las OT, realizar los siguientes pasos:

  1. Acceder a la operación en Todas las tareas | Órdenes de Trabajo | Utilidades | Gestión de Órdenes de Trabajo en Bloque;
  2. Definir el filtro:
    Estado;
  3. Opcionalmente, definir los filtros:
    Centro de trabajo e intervalo de fechas – solo se presentan los centros de trabajo por lo que el usuario autenticado es responsable;
    Localización, activo o ruta;
  4. Hacer clic en Aplicar. La tabla se carga con las OT que corresponden a los filtros seleccionados.
  5. Seleccionar el informe y la plantilla de impresión;
  6. Seleccionar las OT y activar la columna Imprimir en cada una de las OT que se van a imprimir;
  7. Hacer clic en el botón “Imprimir”.

Si se ha seleccionado al menos una OT para imprimir, se mostrará en la pantalla el informe con las OT seleccionadas.

¿Cómo asociar trabajadores a órdenes de trabajo?

Para asociar colaboradores y especialidades a tareas de la orden de trabajo, acceder a Todas las Tareas | Órdenes de Trabajo | Asignación de la Orden de Trabajo y realizar los siguientes pasos:

 

  • Introducir los filtros indicados para las tareas de la orden de trabajo que se va a asociar:
    1. Estado de la OT – permite seleccionar los estados configurados para permitir asignación;
    2. Orden de trabajo – pueden seleccionarse OT del estado seleccionado o de todos los estados, si no se ha introducido ninguno;
    3. Centro de trabajo;
    4. Intervalo de fechas;
    5. Especialidad;
    6. Trabajador.
  • Hacer clic en “Aplicar”. Se cargan las tareas asignadas a las OT correspondientes a los filtros seleccionados;
  • Pueden asignarse trabajadores y especialidades de las siguientes formas;
    1. Individualmente: Hacer clic en el botón “Cargar Tareas”. La tabla se carga con todas las tareas de todos los planes de las OT correspondientes a los filtros. Eliminar las líneas en las que no se desean asignar trabajadores, o definir la asignación del trabajador o especialidad;
    2. Por Orden de Trabajo: Hacer clic en Añadir Línea. Introducir la OT, trabajador y/o especialidad. La asignación se realiza para todas las tareas de todos los planes de la OT;
    3. Por Plan de Mantenimiento: Hacer clic en Añadir Línea. Introducir la OT y el Plan de Mantenimiento, trabajador y/o especialidad. La asignación se realiza para todas las tareas del plan de la OT;
  • Al finalizar todas las asociaciones, pulsar el botón “Aceptar”.

 

Al hacer clic en “Aplicar” se pierden todos los cambios realizados en las asignaciones.
Al crear la orden de trabajo, se copia la asociación de la mano de obra definida en las tareas del plan de mantenimiento. Esta opción permite eliminar los elementos sugeridos o añadir nuevos.

¿Cómo asociar trabajadores al crear o editar órdenes de trabajo?

Para asociar trabajadores o especialidades directamente en la creación o edición de Órdenes de Trabajo (OT), deben seguirse los siguientes pasos:

Al crear la OT:

  1. Crear una nueva OT;
  2. Seleccionar la opción “Crear y Asignar“;
  3. En la ventana emergente, realizar las asignaciones de tareas y hacer clic en Aceptar.

Al editar la OT:

  1. Editar una OT;
  2. Seleccionar la opción “Asignar“;
  3. En la ventana emergente, realizar las asignaciones de tareas y hacer clic en Aceptar.

 

La opción “Asignar” solo está disponible para las OT en los estados configurados para permitir asignaciones.

¿Cómo activar los contratos de garantías en las órdenes de trabajo?

Al crear una orden de trabajo para un activo o localización, se sugiere el contrato de garantía definido en su ficha, en el caso de que esté en el estado “Aprobado”. Puede seleccionarse otro contrato de garantía.

¿Cómo asignar automáticamente tareas al Responsable por la OT?

Para asignar automáticamente tareas al Responsable por la Orden de Trabajo debe utilizarse la opción Todas las tareas | Órdenes de Trabajo | Configuraciones | Tipos de Órdenes de Trabajo.

  1. Se muestra la lista de los planes de mantenimiento.
  2. Editar o crear un Tipo de Orden de Trabajo con la opción Asignar Tareas al Responsable por la OT activada.
  3. Usar la opción Todas las tareas | Órdenes de Trabajo | Órdenes de Trabajo y seleccionar la opción “Insert” en la lista para crear una nueva orden de trabajo.
  4. En el campo Tipo, seleccionar el Tipo de Orden de Trabajo previamente creado.
  5. Al terminar de introducir las demás opciones, hacer clic en “Crear“.
Las tareas solo se asignan automáticamente al Responsable por la OT si este es trabajador del Centro de Trabajo al que están asociadas las tareas.

¿Cómo modificar las fechas de creación y de transición de estados de una orden de trabajo?

Pueden modificarse las fechas de creación y de transición de estados de una orden de trabajo. Esta opción solo está disponible para usuarios con perfil de Administración.

Para modificar la fecha de creación y transición de estados:

  1. Entrar con un usuario con perfil Administración;
  2. Crear o editar la OT;
  3. Modificar la fecha de la OT;
  4. Abrir la pestaña Transiciones de Estado y hacer clic en el enlace Cargar transiciones de estado;
  5. Modificar las fechas de transición;
  6. Guardar.

Si la OT se ha creado a partir de una Incidencia, la modificación de las fechas obedece a las siguientes reglas:

  1. Todas las fechas de las transiciones de estado de la Incidencia se actualizan según las nuevas fechas de la OT;
  2. No se puede modificar la fecha de cierre de la OT. Esta fecha solo se puede modificar en la incidencia asociada.
Las fechas definidas deben ser siempre anteriores a la fecha actual. La fecha de una transición no puede ser anterior a la fecha de las transiciones anteriores. Si la OT se crea a partir de un evento de mantenimiento preventivo, la nueva fecha de la OT no puede ser anterior a la fecha del evento.

¿Cómo asociar información de seguridad?

Para asociar información de seguridad a una entidad:

Crear o editar una entidad con definición de Seguridad;
Seleccionar la pestaña Seguridad;
Añadir una nueva línea en la tabla de Peligros;
Confirmar las modificaciones en la ficha.
Al seleccionar uno de los peligros en la tabla, se muestran las precauciones y los materiales asociados.

Las entidades con definición de seguridad son las localizaciones, activos, tareas, planes de mantenimiento y órdenes de trabajo.

¿Cómo colocar activos y localizaciones en disponibilidad antes de ejecutar la OT?

Las OT con modo de funcionamiento que supone paradas colocan la localización y todos los elementos asociados (localizaciones hijas y activos hijos) en indisponibilidad. Si fuera necesario poner un activo o una localización disponibles antes de terminar la OT, hay que seguir estos pasos:

  1. Editar la OT;
  2. Hacer clic en el enlace “Tiempo de Indisponibilidad”;
    1. Se muestran todos los registros de indisponibilidad asociados a la OT;
  3. Definir la fecha de inicio y de fin de la indisponibilidad o activar la opción “Seleccionado” para definir como fecha de fin la fecha actual;
  4. Opcionalmente, introducir observaciones;
  5. Hacer clic en Aceptar.

Los registros de indisponibilidad seleccionados se actualizan con la fecha introducida y si esta es anterior a la actual y no existen más registros de indisponibilidad abiertos, el activo/localización se cambia a disponible.

Una vez terminada, al volver a poner la OT en un estado que da inicio a una parada se registrarán nuevos periodos de indisponibilidad.

¿Cómo consultar la fecha de las transiciones de estado de la OT?

En la pantalla de edición de la OT puede consultarse la lista de sus transiciones de estado, para ello, hay que acceder a la pestaña Transiciones de Estado.

Aquí se encuentran los siguientes datos:

  • Estado anterior: el estado original de la OT;
  • Nuevo estado: el estado al que ha transitado la OT;
  • Fecha:  fecha en la que ha tenido lugar la transición;
  • Justificación: el motivo de la transición;
  • Creado Por: el usuario que ha modificado el estado de la OT.

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