Listas

Para ser compatible con los requisitos de gestión, puede crearse una lista resumen a partir de una lista origen. Por ejemplo, a partir de una lista de facturas de compra, puede crearse una nueva lista con los totales de estas facturas por mes.

Este tipo de listas se construye a través de ‘Agregaciones’.

Para definir una agregación, el usuario debe seleccionar las columnas que desea agregar. Las columnas que se pueden agregar son las que pueden ser un parámetro en una función aritmética (p. ej.: Suma), o en una función de agregación temporal. Lo que significa que se pueden seleccionar columnas de los tipos: Numérico, Decimal, Valor monetario, Fecha, Fecha/hora.

Realizar los siguientes pasos:

1. Abrir la lista en la que se desea realizar la agregación;
2. Usar el selector de columnas, a través del botón “Columnas” de la barra de botones;
3. Seleccionar la pestaña “Agregaciones“, en la parte superior del selector de columnas;
4. Expandir las tablas;
5. Asociar una función de agregación a las columnas que se van a usar en la agregación;
6. Aplicar la agregación;
7. Guardar la lista.

En una lista con las columnas: A, B, C, D; al realizar una agregación por la ‘Suma’ de C y ‘Mes’ de D, se obtiene un número de registros igual a todas las combinaciones posibles de valores de las columnas A y B.

En cada combinación de valores de A y B, existirán los valores agregados correspondientes de C y D.

La selección de las columnas mostradas en una determinada lista se realiza a través del selector de columnas, dentro de la lista que se desea editar. Para añadir o eliminar columnas deben realizarse los siguientes pasos:

1. Abrir la lista;
2. En la barra de botones, seleccionar la opción ‘Columnas’. Esto permite acceder al selector de columnas, que surge a la izquierda del editor y ocupa toda la altura de la pantalla;
3. Las columnas se muestran agrupadas por tabla. Para visualizar las columnas de cada tabla, basta con hacer clic en el título de cada una de las tablas;
4. Las columnas visibles en la lista son las que están seleccionadas en el selector de columnas;
5. Para añadir o eliminar columnas de la lista, basta con seleccionar o eliminar la selección a través del elemento visual que surge a la derecha del nombre de la columna.

Cuando el usuario agrupa una lista por una o más columnas, se visualiza una línea por cada grupo. Al expandir el grupo, surgen los grupos del nivel siguiente o, si existe un nivel de agrupación inferior, surgen los registros correspondientes. Realizar los siguientes pasos:

1. En la barra de botones, seleccionar la opción ‘Grupo’. El panel de grupos surge en la parte superior de la pantalla, debajo de la barra de botones;
2. Para cada columna que se pretenda agrupar, hay que repetir el paso:
   Pulsar el botón izquierdo del ratón encima del título de la columna por la que se desea agrupar y, con el botón pulsado, arrastrar la columna al panel de grupos, soltando el botón cuando la columna surja encima del panel de grupos;
3. Guardar la lista a través de la opción ‘Guardar’ de la barra de botones.

La definición de filtros en una lista permite al usuario crear visiones sobre la lista, para cumplir un determinado objetivo. Por ejemplo, al crear una condición en una lista de pedidos de clientes que filtre esta lista por cliente, el usuario puede encontrar de forma más rápida los pedidos de un determinado cliente.

Realizar los siguientes pasos:

1. Abrir la lista a la que se desea asociar el filtro;
2. En la barra de botones, seleccionarse la opción “Filtros“. Esta opción muestra u oculta la zona por debajo de la barra de botones en la que están definidos los filtros;
3. El selector que aparece por defecto en la zona de filtros, cuando no existe ninguna condición, es un agregador, que permite definir cómo se valoran las diversas condiciones asociadas:
   1. La primera opción significa que el filtro solo se aplica cuando están reunidas todas las condiciones;
   2. La segunda opción significa que el filtro solo se aplica cuando está reunida al menos una de las condiciones;
   3. La tercera opción significa que el filtro solo se aplica cuando está reunida solo una de las condiciones;
4. Para cada condición deben repetirse los siguientes pasos:
   1. Hacer clic en el botón ‘+‘ para añadir una nueva condición;
   2. En el primer selector, seleccionar la columna a la que se va a aplicar el filtro;
   3. En el segundo selector, seleccionar la operación lógica que define la condición;
   4. En el tercer selector, seleccionar el origen del valor que sirve de entrada a la condición: Introducido en la definición del filtro; Parámetro solicitado al usuario; Variable de Sistema (p. ej.: Nombre del usuario con sesión iniciada);
   5. Indicar el valor usado en la condición;
5. Aplicar el filtro para visualizar el resultado;
6. Guardar si se desea definir el filtro en la lista.

En determinados casos, puede ser interesante destacar determinados valores de una lista, cuando se compruebe una determinada condición.

Este comportamiento se denomina formato condicional. Para ello, hay que:

1. Abrir la lista a la que se desea añadir un formato condicional;
2. Hacer clic en la opción ‘Formato’, en la barra de botones de la lista. Así, surge un panel en la parte superior de la lista, en el que se pueden definir las condiciones de formato;
3. Para cada condición deben repetirse los siguientes pasos:
   1. En la zona de condiciones de formato, hacer clic en la opción ‘+‘, en la esquina superior derecha de esta zona;
   2. Cambiar el nombre de la condición añadida a la lista de condiciones;
   3. En la zona de filtros y formato, seleccionar los formatos (p. ej.: tipo de letra) y los filtros que deben existir para poder aplicar este formato;
4. Si se desea acceder a la vista previa, el usuario puede hacer clic en esta opción, por debajo de la lista de condiciones;
5. Seleccionar la opción ‘Aplicar’;
6. Guardar la lista.