Passo #6 - Criar Manutenção Preventiva

Tabela com todos os estados de uma manutenção preventiva:

O modo rascunho permite que uma entidade seja editada continuamente, até que esteja pronta a entregar para aprovação. A criação e o ciclo de vida de uma entidade no modo rascunho é o seguinte:

1. Selecionar a opção de criar uma manutenção preventiva;
2. Preencher pelo menos os campos obrigatórios da entidade;
3. Clicar na ligação “Guardar como Rascunho”;
4. Abrir a lista da entidade e selecionar Opções | Mostrar só rascunhos;
5. Editar a entidade criada em modo rascunho;
6. Fazer as alterações necessárias e gravar, as vezes que forem necessárias;
7. Quando a entidade estiver pronta a entregar para aprovação, alterar o estado para “Aguarda Aprovação”.

A criação de novas versões permite evoluir a manutenção preventiva, reaproveitando a definição atual. Para criar uma nova versão, siga estes passos:

1. Abra a lista de Manutenções Preventivas em Todas as Tarefas | Manutenção | Manutenção Preventiva | Manutenção Preventiva. Será apresentada a lista de manutenção preventiva.
2. Selecionar uma manutenção preventiva no estado Aprovado e premir o botão “Editar o registo atual“. Vai  abrir um novo separador com a informação da Manutenção Preventiva seleccionada.
3. Clique na ligação “Nova Versão”. A nova versão da preventiva é criada no estado “Pendente” e em modo rascunho;
4. Na lista, selecione “Opções | Mostrar só rascunhos” para visualizar o registo da nova versão;
5. Edite a manutenção preventiva;
6. Faça as alterações necessárias e quando estiver pronto altere o estado para “Aguarda Aprovação”.

Para associar informação de segurança a uma entidade:

1. Criar ou editar uma entidade com definição de Segurança;
2. Selecionar o separador Segurança;
3. Adicionar uma nova linha na grelha de Perigos;
4. Confirmar as alterações na ficha.

Ao selecionar um dos perigos na grelha são mostradas as precauções e os materiais associados.

É possível associar contratos a uma manutenção preventiva, de modo a acrescentar algumas validações de negócio.

Para associar um contrato de cliente ou fornecedor devemos seguir os seguintes passos:

1. Selecionar um ativo, localização ou rota;
2. Selecionar um cliente/fornecedor;
3. Selecionar um contrato de cliente/fornecedor.

Para associar um contrato de garantia devemos seguir os seguintes passos:

1. Selecionar um ativo, localização ou rota;
2. Selecionar um contrato de garantia.

• O ativo ou a localização da manutenção preventiva têm de estar abrangidos pelo contrato ou contratos selecionados;
• Os ativos das rotas de ativos ou as localizações das rotas de localizações têm estar abrangidos pelo contrato ou contratos selecionados;
• Se o contrato ou contratos selecionados tiverem um ou mais planos de manutenção associados, os planos de manutenção da manutenção preventiva têm de estar abrangidos pelo contrato ou contratos selecionados.

Quando a opção “Juntar Planos” de uma manutenção preventiva está ativa, a junção de planos ao criar ou abrir uma Ordem de Trabalho (OT) segue este conjunto de regras:

1. A OT criada tem associados todos os planos das ocorrências da preventiva com data prevista para o mesmo dia;
2. A criação da OT segue as mesmas regras de precedência:
   – Só é possível criar ou abrir a OT se não existir uma ocorrência anterior sem OT associada;
   – Esta validação aplica-se a ocorrências do mesmo plano, se o plano for independente (ou seja, sem substituições);
   – Se o plano tiver substituições, a validação aplica-se a qualquer ocorrência anterior do plano principal ou qualquer um dos substitutos.
3. A mesma OT é associada a todas as ocorrências da manutenção preventiva para esse dia;
4. Para o mesmo dia, se uma ocorrência permite criar e outra não, a OT é criada apenas para a que o permite e associada apenas a essa ocorrência:
   – Exemplo: no dia 02/10, para a mesma preventiva existem as ocorrências 3 (Plano 1) e 4 (Plano 2). A ocorrência 1 (Plano 1) tem OT aberta, mas a ocorrência 2 (Plano 2) não tem. Ao criar a OT para as ocorrências do dia 02/10, é criada uma OT com o Plano 1 e associada à ocorrência 3. A ocorrência 4 fica pendente até que seja criada a OT para a ocorrência 2.

A manutenção preventiva permite definir regras de agendamento com base nas ordens de trabalho preventivas. Os critérios possíveis que se aplicam a todos os planos de manutenção são:

• Fixa: neste caso as ocorrências são sempre criadas na data e hora calculadas com base no agendamento;
• Abertura da OT ou Fecho da OT: a data das ocorrências posteriores é afetada pela data de abertura ou fecho da OT associada à ocorrência base. As ocorrências seguintes podem ser atrasadas ou adiantadas tendo em conta a aplicação da recorrência à data da ocorrência base.

Nos casos de agendamento por abertura ou fecho, a mudança da data prevista é afetada pela definição de tolerância de antecipação e atraso para cada plano. Se a diferença de dias (em valor absoluto) entre a data prevista da ocorrência base e a abertura ou fecho da OT for igual ou inferior à tolerância definida, a data prevista das ocorrências posteriores não é alterada.
Todas as ocorrências recalculadas que tenham data prevista anterior à data atual sem ordem de trabalho podem ser consideradas atrasadas se uma condição se verificar. Essa condição é a data prevista da ocorrência ser inferior à data resultante de subtrair a tolerância de atraso à data atual.

Exemplos

Exemplo 1 – Abertura da OT: Manutenção preventiva semanal com critério de agendamento “Abertura da OT”. Tolerância de atraso do plano de 1 dia.

O atraso na abertura em 2 dias leva a que a nova data da ocorrência seja 1 semana depois da data de abertura da OT.

Exemplo 2 – Fecho da OT: Manutenção preventiva semanal com critério de agendamento “Fecho da OT”. Tolerância de antecipação do plano de 1 dia.

O adiantamento no fecho em 2 dias leva a que a nova data da ocorrência seja 1 semana depois da data de fecho da OT.

Exemplo 3 – Ocorrências atrasadas: Tolerância de atraso do plano de 1 dia e data atual em 12/03/2014.

A manutenção preventiva permite a definição de critérios para o calendário e horário a usar no cálculo das ocorrências da preventiva. Os critérios usados para definir e obter o calendário e horário podem ser consultados no artigo relacionado sobre a criação de manutenções preventivas.

Para determinar as regras de calendário e horário existem dois casos principais:

• Calendário e Horário definidos com o valor nenhum: neste caso as ocorrências são sempre criadas na data e hora calculadas com base no agendamento;
• Calendário e Horário específicos: depois de obter o calendário e horário definidos na preventiva, é aplicada a disponibilidade para cada ocorrência.

A aplicação da disponibilidade de calendário e horário segue estas regras:

• Apenas é possível criar ocorrências da preventiva em períodos de disponibilidade;
• Caso uma ocorrência tenha uma data que não tem período de disponibilidade, esta é adiada para o próximo período de disponibilidade no mesmo dia;
• Se não existir nenhum período de disponibilidade no mesmo dia, a ocorrência é adiada para o dia seguinte mais próximo que tenha períodos de disponibilidade. Segundo estas regras:
  • Se existe um período de disponibilidade nesse dia que inclua a hora prevista para a ocorrência, a mesma é colocada nesse dia à hora prevista;
  • Se não, a ocorrência é colocada no início do primeiro período de disponibilidade desse dia.
  • Se não for possível encontrar um dia futuro com períodos de disponibilidade, ou se já existe outra ocorrência do mesmo plano nesse dia, a ocorrência é eliminada.

Exemplos

Exemplo 1 – Manutenção diária: Manutenção Preventiva criada em 30/04/2014 e com data de fim da projeção em 30/05/2014, com um plano de manutenção com recorrência a iniciar em 30/04/2014 e frequência diária às 9h da manhã.
Calendário com dias de inatividade ao sábado e domingo e feriado nacional a 01/05/2014. Horário das 9h às 19h.

Foram eliminadas as ocorrências do feriado e do fim de semana.

Exemplo 2 – Manutenção semanal: Manutenção Preventiva criada em 30/04/2014 e com data de fim da projeção em 30/05/2014, com um plano de manutenção com recorrência a iniciar em 30/04/2014, frequência semanal às quintas e frequência diária às 9h da manhã.
Calendário com dias de inatividade ao sábado e domingo e feriado nacional a 01/05/2014. Horário das 9h às 19h.

A ocorrência de quinta, dia 1 de maio foi adiada para sexta, dia 2 de maio.

Em alguns cenários de manutenção, é definido um plano principal e um conjunto de planos subordinados, que o substituem ao fim de um determinado número de ocorrências. Esta definição afeta o agendamento das ocorrências da manutenção preventiva.

Exemplos

Exemplo 1 – Manutenção por contador com substituição, critério cíclico:

Manutenção Preventiva criada em 07/09/2015 e com data de fim da projeção em 30/11/2015, com os seguintes planos de manutenção:

O contador tem uma média diária de 50. A cada terceira ocorrência o plano principal é substituído.

Exemplo 2 – Manutenção por contador com vários planos de substituição, critério cíclico:

Manutenção Preventiva criada em 07/09/2015 e com data de fim da projeção em 30/11/2015, com os seguintes planos de manutenção:

O contador tem uma média diária de 50. A cada terceira e quarta ocorrência o plano principal é substituído, reiniciando-se o ciclo.

Exemplo 3 – Manutenção por recorrência com vários planos de substituição, critério multiplicador:

Manutenção Preventiva criada em 07/09/2015 e com data de fim da projeção em 31/12/2016, com os seguintes planos de manutenção:

A principal diferença deste critério para o cíclico é que nesse caso, substituiria o plano ao fim de 3 ocorrências pelo PM00003, e só ao fim de 12 pelo PM00012. Neste caso e como o critério é multiplicador, a cada 3 ocorrências (3, 6, 9, …) substitui pelo plano PM00003 e a cada 12 pelo PM00012 (12, 24, 48, …).

Exemplo 4 – Manutenção por recorrência com plano de substituição, critério multiplicador e ocorrência inicial:

Manutenção Preventiva criada em 07/09/2015 e com data de fim da projeção em 31/12/2016, com os seguintes planos de manutenção:

Neste caso, a primeira ocorrência de substituição tem lugar na segunda ocorrência e não na sexta. Ou seja, as substituições são adiantadas em relação ao plano normal.

Cada plano de manutenção da preventiva tem uma definição de planeamento. O paneamento pode ser definido usando:

• Recorrência;
• Contador;
• Recorrência e contador.

Recorrência

O agendamento por recorrência de cada plano suporta três tipos de definição: diária, semanal e mensal. É possível definir:

• Intervalo de periodicidade: define as datas de início e fim da recorrência;
• Frequência Diária: a que hora deve ocorrer a manutenção preventiva;
• Frequência: permite definir de quantos em quantos dias, semanas ou meses deve ocorrer a manutenção preventiva. No caso da frequência semanal e mensal é possível fazer algumas configurações adicionais.
  • Semanal: permite definir um ou mais dias da semana onde deve ocorrer a manutenção;
  • Mensal: permite definir um dia do mês ou uma regra de dia para quando deve ocorrer a manutenção preventiva.

Exemplos

Exemplo 1 – Manutenção diária simples: Manutenção Preventiva criada em 10/03/2014 e com data de fim da projeção em 31/03/2014, com um plano de manutenção com recorrência a iniciar em 10/03/2014 e frequência diária às 9h da manhã.

Exemplo 2 – Manutenção semanal simples: Manutenção Preventiva criada em 10/03/2014 e com data de fim da projeção em 31/03/2014, com um plano de manutenção com recorrência a iniciar em 10/03/2014, frequência semanal às terças e quintas, e frequência diária às 9h da manhã.

Exemplo 3 – Manutenção mensal simples: Manutenção Preventiva criada em 10/03/2014 e com data de fim da projeção em 31/12/2014, com um plano de manutenção com recorrência a iniciar em 10/03/2014, frequência mensal a dia 15 do mês e frequência diária às 9h da manhã.

Contador

Nas manutenções preventivas para ativos ou localizações, é possível definir o agendamento do plano por contador. Para tal, seleciona-se um contador do ativo, ou da localização, e um intervalo de valor do contador ao fim do qual a manutenção preventiva deve ser feita.

Exemplos

Exemplo 1 – Manutenção por contador: Manutenção Preventiva criada em 07/03/2014 e com data de fim da projeção em 30/04/2014, com um plano de manutenção com contador e intervalo de 500. O contador tem atualmente uma média diária de 50.

Exemplo 2 – Manutenção por contador com valor inicial: Manutenção Preventiva criada em 07/03/2014 e com data de fim da projeção em 30/04/2014, com um plano de manutenção com contador, intervalo de 500 e valor inicial de 1200. O contador tem atualmente uma média diária de 50 e valor 800.

Como a manutenção inicia em 1200, a primeira intervenção ocorre no valor 1500 do contador. Como o contador tem o valor 800 e tendo em conta a média, demora 14 dias a atingir este valor. A partir desta ocorrência, a manutenção é feita de 10 em 10 dias.

Recorrência e Contador

O agendamento pode ser definido como uma combinação dos dois tipos referidos anteriormente.

Exemplos

Exemplo 1 – Manutenção mensal e por contador: Manutenção Preventiva criada em 10/03/2014 e com data de fim da projeção em 30/04/2014, com um plano de manutenção com recorrência a iniciar em 10/03/2014, frequência mensal a dia 15 do mês e frequência diária às 9h da manhã. O mesmo plano tem um contador definido com intervalo de 500 e uma média diária de 50.

A primeira manutenção é feita na data prevista pela recorrência pois ocorre primeiro. Depois de essa manutenção ser efetuada, o contador atinge o intervalo de manutenção de 10 em 10 dias, o que é mais frequente do que a manutenção mensal obtida através da recorrência.

Cada plano é recalculado individualmente. A primeira questão que se coloca é: quando se inicia e quando termina o cálculo dos eventos para cada plano da preventiva?

• Agendamento por recorrência
  • Inicia na data de início da recorrência;
  • Termina:
    • Na data de fim da preventiva, se a recorrência não tiver data de fim ou se esta data for superior à data de fim da preventiva;
    • Na data de fim da recorrência, se esta for inferior à data de fim da preventiva.
• Agendamento por contador
  • Inicia na data de criação da manutenção preventiva;
  • Termina na data de fim da preventiva.

Outra questão a ter em conta no recálculo é o conceito de Evento Base. Este evento é a mais recente que já tenha ordem de trabalho criada. No caso de existirem dois eventos nestas condições com a mesma data, é usada a que tem número de evento superior. Apenas são recalculadas os eventos posteriores ao Evento Base, esta e todas as anteriores não são alteradas no processo de recálculo.

Exemplos

Exemplo 1 – Manutenção Preventiva criada em 07/03/2014 e com data de fim da preventiva em 31/03/2014, com um plano de manutenção com recorrência a iniciar em 10/03/2014.

• Inicia a: 10/03/2014
• Termina a: 31/03/2014

Exemplo 2 – Manutenção Preventiva criada em 07/03/2014 e com data de fim da preventivaem 31/03/2014, com um plano de manutenção com recorrência a iniciar em 10/03/2014 e a terminar em 20/03/2014.

• Inicia a: 10/03/2014
• Termina a: 20/03/2014

Exemplo 3 – Manutenção Preventiva criada em 07/03/2014 e com data de fim da preventiva em 31/03/2014, com um plano de manutenção com contador.

• Inicia a: 07/03/2014
• Termina a: 31/03/2014

Exemplo 4 – Considerar a seguinte tabela de eventos:

O evento base é a 2 (11/03/2014).

A manutenção preventiva permite definir o fuso horário em que os eventos devem ocorrer. Desta forma pode definir localmente eventos que terão que ocorrer à data e hora do local onde o trabalho será efetuado.

Ao criar uma manutenção preventiva, é sugerido o valor por omissão definido na configuração da manutenção. Pode alterar este valor e selecionar um dos fusos horários disponíveis no sistema. Na pré-visualização de eventos são mostrados os eventos com a data e hora do fuso horário selecionado. Após aprovação, o recálculo dos eventos será sempre feito com este fuso horário.

Caso seja necessário, pode alterar o fuso horário de uma manutenção preventiva criando uma nova versão.

O recálculo de eventos da manutenção preventiva efetua processos automáticos, tais como:

• Associação automática a Paragens Programadas;
• Abertura automática de Ordens de Trabalho;
• Fecho automático de Manutenções Preventivas.

Associação automática a Paragens Programadas

Uma paragem programada de ativos ou localizações pode ser configurada com um intervalo inferior e superior, sendo que todos os eventos de manutenção preventiva que estejam previstos dentro destes intervalos serão associados automaticamente à paragem. No processo de recálculo de eventos, são estas as regras de associação automática:

• As paragens programadas no estado “Aprovado” e com definição de limite superior ou inferior são candidatas a associar automaticamente a eventos;
• Todos os eventos cuja data prevista esteja entre o limite inferior e a data de início da paragem são associadas à paragem;
• Todos os eventos cuja data prevista esteja entre a data de fim da paragem e o limite superior são associados à paragem;
• A data do evento é alterada para o primeiro dia da paragem que inclua a hora prevista. Se a paragem se inicia ou termina antes da hora prevista, o evento é colocado no próximo dia no caso do intervalo inferior, e no anterior no caso do intervalo superior.

Abertura automática de Ordens de Trabalho

Se for selecionado um estado da OT na manutenção preventiva, são criadas ordens de trabalho para todos os eventos que tenham data prevista no dia em que o recálculo é feito. A ordem de trabalho é colocada no estado selecionado. O centro de custo da manutenção preventiva é copiado para a ordem de trabalho. Se a opção “Juntar Planos” da preventiva estiver ativa, apenas é criada uma OT com todos os planos de manutenção dos eventos com data prevista no mesmo dia.

Fecho automático de Manutenções Preventivas

O processo de recálculo fecha automaticamente as manutenções preventivas que já não estão a ser usadas. Os critérios para determinar se a preventiva já não está a ser usada são os seguintes:

• Está no estado “Aprovado”;
• A data de fim da projeção é anterior à data atual;
• Não tem eventos pendentes, ou seja, todos os eventos já têm uma ordem de trabalho associada.

Caso estes critérios se verifiquem, a manutenção preventiva é colocada no estado “Fechado”.

Na ficha da Preventiva, está disponível a opção “Reprogramar” que permite forçar o recálculo da preventiva. Após selecionar a opção, valide os resultados através dos campos de informação da última calendarização da preventiva, ou da lista de eventos.

Esta opção apenas está disponível para preventivas no estado “Aprovado”.

A lista da manutenção preventiva permite adicionar os seguintes campos:

• Resultado Última Calendarização
• Data Última Calendarização
• Log Última Calendarização

Com estes campos pode verificar se o recalculo de eventos foi executado sem erros para uma preventiva. O processo automático de recálculo atualiza estes valores sempre que é executado.

Após recálculo dos eventos, são enviadas notificações dos eventos da manutenção preventiva que correspondam a todas estas regras:

1. Eventos com um plano de manutenção que tenha notificação definida;
2. Eventos ativos e para os quais não tenha sido ainda enviada notificação;
3. Para estes eventos, apenas os que têm data prevista entre hoje e o número de dias definido no plano

No final, o campo Notificação Enviada do evento é ativado para a notificação não voltar a ser enviada.

Exemplo: se o plano tiver definido 3 dias de notificação e hoje for dia 22/08, serão enviadas notificações pendentes para os eventos entre 22/08 às 00:00:00 e 24/08 às 23:59:59. Como o serviço corre todos os dias e se não ocorrer erro no envio, apenas será enviada a notificação para eventos com data prevista no dia 24/08, já que as notificações correspondentes aos dias anteriores já foram enviadas.