Reportar Trabalho

Reportar Custos

253 views 18 Janeiro, 2017 30 Setembro, 2019 Valuekeep 0

Para registar todos os custos para uma ordem de trabalho (OT) de forma rápida use a opção Ordens de Trabalho | Registar Custos e realize os seguintes passos:

  1. Preencha os campos obrigatórios: Ordem de trabalho e Moeda. São carregados todos os custos registados para a Ordem de Trabalho (OT) de acordo com o perfil do utilizador;
  2. Tem duas opções para adicionar registos de custos:
    1. Clique na ligação “Carregar Tarefas”. São carregadas todas as tarefas dos planos de manutenção da ordem de trabalho;
    2. Clique na ligação “Clique aqui para adicionar uma nova linha”;
  3. Selecione o ativo ou localização onde registar o custo e preencha os restantes valores;
  4. No separador “Contadores e Controlos de Condição“, registe os valores para os ativos ou localizações da OT;
  5. Quando terminar o registo de custos, prima o botão “Aceitar”. Para gravar e colocar a OT no estado “Executado”, prima o botão “Aceitar e Executar“.
Apenas é possível selecionar ordens de trabalho num estado configurado para permitir registo de custos. Todas as regras de registo de custos ou valores de contador e controlo de condição são aplicadas como se fosse usada a opção específica para estes registos.

Se a OT está associada a um ativo ou localização, o valor é automaticamente sugerido ao adicionar linhas nas grelhas.

O centro de custo do registo de custos é automaticamente sugerido tendo por base uma definição na Configuração da Manutenção. Se a opção “Imputar custos ao CC(ativo/loc)” estiver inativa, por omissão, o centro de custo sugerido para o registo de custos será o centro de custo definido na OT. Se a opção estiver ativa, o centro de custo sugerido será o centro de custo definido no ativo/localização.

No separador “Contadores e Controlos de Condição” por defeito não são carregados contadores ou controlos de condição, estes apenas são carregados a pedido do utilizador, utilizando a opção “Carregar Contadores” ou “Carregar Controlos de Condição”. Estas opções carregam todos os contadores ou controlos de condição associados à ordem de trabalho. É importante referir que no separador dos contadores apenas são apresentados contadores pai.

Reportar Mão de Obra

Para reportar mão de obra de uma ordem de trabalho, siga os seguintes passos:

  1. Aceda a Todas as Tarefas | Ordens de Trabalho | Explorações | Custos | Registar Mão de Obra;
  2. Preencha os campos obrigatórios: Sequência, Ordem de trabalho, Data, localização ou ativo. Se a ordem de trabalho estiver associada a uma localização ou ativo, quando selecionar a ordem de trabalho, o campo ativo ou localização fica automaticamente preenchido de acordo com a informação da ordem de trabalho. Se a ordem de trabalho estiver associada a uma rota de ativos ou localizações, é necessário selecionar a localização ou o ativo. Caso ative a opção “Ao abrigo do contrato”, a ordem de trabalho necessita de ter um contrato de cliente/fornecedor associado;
  3. Existem duas opções para adicionar tarefas para as quais pretende reportar mão de obra:
    1. Clique na ligação “Carregar Tarefas” – São carregadas todas as tarefas dos planos de manutenção da ordem de trabalho;
    2. Clique na ligação “Clique aqui para adicionar uma nova linha” – É adicionada uma linha, sendo necessário selecionar a tarefa para a qual pretende reportar as horas;
  4. Selecione uma tarefa e adicione uma especialidade e/ou funcionário;
  5. Selecione outras tarefas e defina os funcionários e especialidades;
  6. Quando terminar o registo de mão de obra, pressione o botão “Aceitar”.
  • Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” no tipo de ordem de trabalho estiver ativa, deve ter em atenção as seguintes regras:
    • O responsável da ordem de trabalho pode registar mão de obra para todos os funcionários desde que pertençam ao centro de trabalho da tarefa;
    • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode registar mão de obra para todos os funcionários que pertençam ao centro de trabalho;
    • Um funcionário que não seja responsável do centro de trabalho ou responsável da ordem de trabalho pode registar mão de obra para si próprio desde que pertença ao centro de trabalho da tarefa.
  • Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” no tipo de ordem de trabalho não estiver ativa, deve ter em atenção as seguintes regras:
    • O responsável da ordem de trabalho ou o responsável do centro de trabalho da ordem de trabalho pode registar mão de obra para todas as tarefas da ordem de trabalho e para os funcionários que estejam associados à tarefa;
    • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode registar mão de obra para todas as tarefas do centro de trabalho que é responsável e para os funcionários que estejam associados à tarefa;
    • Um funcionário que não seja responsável do centro de trabalho ou responsável da ordem de trabalho pode registar mão de obra para si próprio desde que a tarefa lhe tenha sido associada.
  • Para agilizar o reporte de horas pode-se optar por não preencher o Plano de Manutenção e/ou Tarefa:
    • Não sendo preenchido Plano de Manutenção nem as Tarefas, as horas reportadas serão rateadas por todas as tarefas de todos os planos associados á Ordem de Trabalho;
    • Sendo preenchido apenas o Plano de Manutenção, as horas reportadas serão rateadas por todas as tarefas desse plano.
  • Neste ecrã apenas são apresentadas tarefas do tipo Reporte ou dos tipos Reporte e Verificação simultaneamente, sendo que não é possível reportar horas em tarefas exclusivamente do tipo Verificação.
O centro de custo do registo de custos é automaticamente sugerido tendo por base uma definição na Configuração da Manutenção. Se a opção “Imputar custos ao CC(ativo/loc)” estiver inativa, por omissão, o centro de custo sugerido para o registo de custos será o centro de custo definido na OT. Se a opção estiver ativa, o centro de custo sugerido será o centro de custo definido no ativo/localização.
O valor do total de mão de obra será calculado com o câmbio à data de início da tarefa se esta estiver preenchida. Se esta data não estiver preenchida, usa a data do documento para obter o câmbio.

Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” estiver ativa, quando o utilizador registar mão de obra vai ser feita a associação à tarefa automaticamente. O processo de remoção da associação é manual. Se a opção “Ao abrigo do contrato” estiver ativa, a mão de obra será registada com o preço definido no contrato para a especialidade/competência escolhida.

Reportar Consumos

Para reportar consumos do contrato de uma ordem de trabalho, use a opção Ordens de Trabalho | Explorações | Custos | Registo de Consumos do Contrato.

  1. Preencha os campos obrigatórios: Sequência, Ordem de trabalho, Data, Localização ou Ativo. Se a ordem de trabalho estiver associada a uma localização ou ativo, quando selecionar a ordem de trabalho, o campo o ativo ou localização fica automaticamente preenchido. Se a ordem de trabalho estiver associada a uma rota de ativos ou localizações é necessário selecionar a localização ou o ativo. A ordem de trabalho tem que ter um contrato associado;
  2. Existem duas opções para adicionar tarefas para as quais pretende registar consumos do contrato:
    • Carregar Tarefas” – São carregadas todas as tarefas dos planos de manutenção da ordem de trabalho;
    • Clique aqui para adicionar uma nova linha” – É adicionada uma linha e é necessário selecionar a tarefa para a qual pretende reportar as horas;
  3. Selecione uma tarefa e adicione o artigo, unidade e o armazém. No campo artigo apenas podem ser colocados artigos/serviços que estejam no contrato da ordem de trabalho. Se for um serviço, o mesmo não pode ter especialidade ou competência associadas;
  4. Selecione outras tarefas e defina os artigosunidades e os armazéns;
  5. Quando terminar o registo de consumos do contrato, prima o botão “Aceitar”.

Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” no tipo de ordem de trabalho estiver ativa, deve ter em atenção ás seguintes regras:

  • O responsável da ordem de trabalho pode registar consumos do contrato para todos os funcionários desde que pertençam ao centro de trabalho da tarefa;
  • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode registar consumos do contrato para todos os funcionários que pertençam ao centro de trabalho de que é responsável;
  • Um funcionário que não seja responsável do centro de trabalho ou responsável da ordem de trabalho pode registar consumos do contrato para si próprio desde que pertença ao centro de trabalho da tarefa.

Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” no tipo de ordem de trabalho não estiver ativa, deve ter em atenção ás seguintes regras:

  • O responsável da ordem de trabalho ou o responsável do centro de trabalho da ordem de trabalho pode registar consumos do contrato para todas as tarefas da ordem de trabalho e para os funcionários que estejam associados à tarefa;
  • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode registar consumos do contrato para todas as tarefas do centro de trabalho que é responsável e para os funcionários que estejam associados à tarefa;
  • Um funcionário que não seja responsável do centro de trabalho ou responsável da ordem de trabalho pode registar consumos do contrato para si próprio desde que a tarefa lhe tenha sido associada.
O registo de consumos do contrato é feito na moeda do contrato da ordem de trabalho.
O preço do artigo do registo de consumos do contrato é o que está definido no contrato da ordem de trabalho.
Quando no contrato a opção “Fixar câmbio” está selecionada, os preços na moeda base e na moeda de reporting são calculados com o câmbio definido à data de início do contrato, caso contrário é usado o câmbio à data do documento de registo de consumos para calcular o preço na moeda base e de reporting. Pode importar os artigos associados a tarefas dos planos da OT clicando no link “Carregar a partir de Planos”. Pode também selecionar os pedidos internos de onde importar artigos clicando no link “Carregar a partir de Pedidos”.
Para no registo de consumo do contrato ser gerado um documento de saída de stock, no contrato da ordem de trabalho a opção “Gestão de stocks” deve estar ativa e na ordem de trabalho a opção “Não deve emitir saída de stock” deve estar inativa.

Reportar Outros Custos

Para reportar outros custos de uma ordem de trabalho, use a opção Todas as Tarefas | Ordens de Trabalho | Explorações | Custos | Registar Outros Custos.

  1. Preencha os campos obrigatórios: Sequência, Ordem de trabalho, Data, localização ou ativo. Se a ordem de trabalho estiver associada a uma localização ou ativo, quando selecionar a ordem de trabalho o campo o ativo ou localização fica automaticamente preenchido de acordo com a informação da ordem de trabalho. Se a ordem de trabalho estiver associada a uma rota de ativos ou localizações é necessário selecionar a localização ou o ativo;
  2. Existem duas opções para adicionar tarefas para as quais pretende reportar outros custos:
    • Carregar Tarefas” – São carregadas todas as tarefas dos planos de manutenção da ordem de trabalho;
    • Clique aqui para adicionar uma nova linha” – É adicionada uma linha e é necessário selecionar a tarefa para a qual pretende reportar as horas;
  3. Selecione uma tarefa e adicione o custo e o funcionário;
  4. Selecione outras tarefas e defina os funcionários, fornecedores e os custos;
  5. Quando terminar a comunicação de outros custos, prima o botão “Aceitar”.
  • Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” no tipo de ordem de trabalho estiver ativa, deve ter em atenção ás seguintes regras:
    • O responsável da ordem de trabalho pode reportar outros custos para todos os funcionários desde que pertençam ao centro de trabalho da tarefa;
    • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode reportar outros custos para todos os funcionários que pertençam ao centro de trabalho de que é responsável;
    • Um funcionário que não seja responsável do centro de trabalho ou responsável da ordem de trabalho pode reportar outros custos para si próprio desde que pertença ao centro de trabalho da tarefa.
  • Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” no tipo de ordem de trabalho não estiver ativa, deve ter em atenção ás seguintes regras:
    • O responsável da ordem de trabalho ou o responsável do centro de trabalho da ordem de trabalho pode reportar outros custos para todas as tarefas da ordem de trabalho e para os funcionários que estejam associados à tarefa;
    • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode reportar outros custos para todas as tarefas do centro de trabalho que é responsável e para os funcionários que estejam associados à tarefa;
    • Um funcionário que não seja responsável do centro de trabalho ou responsável da ordem de trabalho pode reportar outros custos para si próprio desde que a tarefa lhe tenha sido associada.

O valor unitário do registo de custo deve ser maior ou igual a zero e deve estar entre o valor mínimo e máximo definido no custo. Caso o valor mínimo ou máximo seja zero, considera-se que não existe limite inferior/superior do valor unitário do custo. Caso o custo tenha um valor por omissão definido (maior que zero), este é automaticamente sugerido no registo ao selecionar o custo.

Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” estiver ativa, quando o utilizador reportar outros custos automaticamente vai ser feita a associação à tarefa. O processo de remoção da associação é manual.
Apenas é possível reportar outros custos para ordens de trabalho que estejam num estado configurado para permitir registo de custos, ou no intervalo de datas em que a ordem de trabalho tenha estado em algum desses estados.

Reportar Despesas

Para reportar despesas de uma ordem de trabalho, use a opção Todas as Tarefas | Ordens de Trabalho | Explorações | Custos | Registar Despesas.

  1. Preencha os campos obrigatórios: Sequência, Ordem de trabalho, Data, localização ou ativo. Se a ordem de trabalho estiver associada a uma localização ou ativo, quando selecionar a ordem de trabalho o campo o ativo ou localização fica automaticamente preenchido de acordo com a informação da ordem de trabalho. Se a ordem de trabalho estiver associada a uma rota de ativos ou localizações é necessário selecionar a localização ou o ativo.
  2. Tem duas opções para adicionar tarefas para as quais pretende reportar despesas:
    1.  Clique na ligação “Carregar Tarefas”. São carregadas todas as tarefas dos planos de manutenção da ordem de trabalho.
    2. Clique na ligação “Clique aqui para adicionar uma nova linha”. É adicionada uma linha e tem de selecionar a tarefa para a qual pretende reportar as horas.
  3.  Selecione uma tarefa e adicione a despesa e o funcionário;
  4.  Selecione outras tarefas e defina os funcionários e despesas;
  5. Quando terminar o reporte de despesas, prima o botão “Aceitar”.

 

  • Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” no tipo de ordem de trabalho estiver ativa, deve ter em atenção ás seguintes regras:
    • O responsável da ordem de trabalho pode reportar despesas para todos os funcionários desde que pertençam ao centro de trabalho da tarefa.
    • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode reportar despesas para todos os funcionários que pertençam ao centro de trabalho de que é responsável.
    • Um funcionário que não seja responsável do centro de trabalho ou responsável da ordem de trabalho pode reportar despesas para si próprio desde que pertença ao centro de trabalho da tarefa.
  • Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” no tipo de ordem de trabalho não estiver ativa, deve ter em atenção ás seguintes regras:
    • O responsável da ordem de trabalho ou o responsável do centro de trabalho da ordem de trabalho pode reportar despesas para todas as tarefas da ordem de trabalho e para os funcionários que estejam associados á tarefa.
    • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode reportar despesas para todas as tarefas do centro de trabalho que é responsável e para os funcionários que estejam associados á tarefa.
    • Um funcionário que não seja responsável do centro de trabalho ou responsável da ordem de trabalho pode reportar despesas para si próprio desde que a tarefa lhe tenha sido associada.
Se a opção “Não atribuir ordem de trabalho” estiver ativa, quando o utilizador reportar despesas automaticamente vai ser feita a associação á tarefa. O processo de remoção da associação é manual.

Como verificar as tarefas de uma ordem de trabalho?

Para verificar as tarefas de uma ordem de trabalho (OT) de forma rápida use a opção Todas as tarefas | Ordens de Trabalho | Registar Custos e selecione o separador Verificação de Tarefas. De seguida realize os seguintes passos:

  1. Preencha os campos obrigatórios: Ordem de trabalho Moeda.
  2. Caso a OT esteja configurada para uma localização ou ativo é preenchido o valor no campo correspondente. Se for para uma rota, os elementos são carregados para a lista e é mostrado o primeiro elemento da rota.
  3. Selecione o funcionário para o qual vai fazer o registo de verificação de tarefas. Por omissão é sugerido o funcionário que está ligado na solução.
  4. Selecione o valor do tipo de validação e observações;
  5. Quando terminar, prima o botão “Aceitar”. Para gravar e colocar a OT noutro estado, use o botão “Alterar Estado“.

Notas:

  • As regras de carregamento para os perfis são as seguintes:
    • O responsável da OT pode ver todos os registos;
    • O responsável do centro de trabalho da OT pode ver todos os registos;
    • O técnico pode ver:
      • As tarefas associadas a si;
    • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode ver:
      • Todos os registos de tarefas que estão associadas ao seu centro de trabalho.
Apenas é possível selecionar ordens de trabalho num estado configurado para permitir registo de custos.
Ao alterar o valor da primeira linha, será mostrada uma mensagem a perguntar se deseja aplicar esse valor a todas as outras tarefas. Em caso de resposta afirmativa, o valor será aplicado em todas as linhas em que seja válido.
Para eliminar um registo de verificação, selecione o valor vazio e clique em Aceitar.

Qual é a moeda utilizada no registo de custos?

  • Os registos de mão de obra e consumos são sempre feitos na moeda base.
  • Para as despesas e outros custos, os registos são carregados e guardados na moeda selecionada.
  • Os registos de consumos do contrato são feitos na moeda do contrato.

Como agilizar o reporte de horas no registo de mão de obra?

No registo de Mão de obra, para agilizar o reporte de horas, pode-se optar por não preencher o Plano de Manutenção e/ou Tarefa:

  • Não sendo preenchido Plano de Manutenção nem as Tarefas, as horas reportadas serão rateadas por todas as tarefas de todos os planos associados á Ordem de Trabalho;
  • Sendo preenchido apenas o Plano de Manutenção, as horas reportadas serão rateadas por todas as tarefas desse plano;
  • Caso a Ordem de Trabalho esteja associada a Rota de Ativos/Localizações, as horas serão também rateadas por todos os Ativos/Localizações.
  • Neste ecrã apenas são apresentadas tarefas do tipo Reporte ou dos tipos Reporte e Verificação simultaneamente, sendo que não é possível reportar horas em tarefas exclusivamente do tipo Verificação.

Como agilizar a adição de artigos no registo de consumos e consumos ao abrigo do contrato?

A adição de artigos aos consumos e aos consumos ao abrigo do contrato pode ser muito demorada se for necessário adicionar vários artigos. Para agilizar o registos de artigos nos consumos e consumos ao abrigo do contrato pode:

  • importar os artigos associados a tarefas dos planos da OT clicando no link “Carregar a partir de Planos”.
  • importar os artigos registados nos pedidos internos, clicando no link “Carregar a partir de Pedidos”.
  • importar os artigos das sobressalentes associadas aos ativos da OT clicando no link “Carregar a partir de Sobressalentes

Como são visualizados os registos dos dados?

Os registos de custos podem ser realizados pelo técnico ou responsável da OT ou pelo responsável do centro de trabalho da tarefa ou da OT, no entanto, existem critérios para visualização dos dados já reportados.

As regras são:

  • O responsável da OT pode ver todos os registos;
  • O responsável do centro de trabalho da OT pode ver todos os registos;
  • O técnico pode ver:
    • Todos os registos de mão de obra criados por si ou associados ao seu funcionário;
    • Todos os registos de despesas e outros custos associados ao seu funcionário;
    • Todos os registos de consumos criados por si.
    • Todos os registos de consumos do contrato criados por si.
  • O responsável do centro de trabalho da tarefa pode ver:
    • Todos os registos de tarefas que estão associadas ao seu centro de trabalho.

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