Paso #6 – Crear Mantenimiento Preventivo

Tabla con todos los estados de un mantenimiento preventivo:

El modo borrador permite que una entidad se pueda editar continuamente, hasta que esté lista para aprobación. La creación y el ciclo de vida de una entidad en modo borrador es el siguiente:

1. Seleccionar la opción de crear un mantenimiento preventivo;
2. Introducir al menos los campos obligatorios de la entidad;
3. Pulsar en el enlace “Guardar como Borrador”;
4. Abrir la lista de la entidad y seleccionar Opciones | Mostrar solo borradores;
5. Editar la entidad creada en modo borrador;
6. Realizar las modificaciones necesarias y guardar las veces que sean necesarias;
7. Cuando la entidad esté lista para aprobación, cambiar el estado a “Pendiente de Aprobación”.

La creación de nuevas versiones permite evolucionar el mantenimiento preventivo, aprovechando la definición actual. Para crear una nueva versión, deben seguirse estos pasos:

1. Abrir la lista de Mantenimientos Preventivos en Todas las Tareas | Mantenimiento | Mantenimiento Preventivo | Mantenimiento Preventivo. Se muestra la lista de mantenimiento preventivo.
2. Seleccionar un mantenimiento preventivo en el estado Aprobado y pulsar el botón “Editar el registro actual“. Se abre una nueva pestaña con la información sobre el Mantenimiento Preventivo seleccionado.
3. Hacer clic en el enlace “Nueva Versión”. La nueva versión del mantenimiento preventivo se crea en el estado “Pendiente” y en modo borrador;
4. En la lista, seleccionar “Opciones | Mostrar solo borradores”, para visualizar el registro de la nueva versión;
5. Editar el mantenimiento preventivo;
6. Efectuar las modificaciones necesarias y, al finalizar, modificar el estado a “Pendiente de Aprobación”.

Para asociar información de seguridad a una entidad:

1. Crear o editar una entidad con definición de Seguridad;
2. Seleccionar la pestaña Seguridad;
3. Añadir una nueva línea en la tabla de Peligros;
4. Confirmar los cambios en la ficha.

Al seleccionar uno de los peligros en la tabla, se muestran las precauciones y los materiales asociados.

Pueden asociarse contratos a un mantenimiento preventivo, para añadir algunas validaciones de negocio. Para asociar un contrato de cliente o de proveedor deben seguirse los siguientes pasos:

1. Seleccionar un activo, localización o ruta;
2. Seleccionar un cliente/proveedor;
3. Seleccionar un contrato de cliente/proveedor.

Para asociar un contrato de garantía deben seguirse los siguientes pasos:

1. Seleccionar un activo, localización o ruta;
2. Seleccionar un contrato de garantía.

• El activo o la localización del mantenimiento preventivo debe estar incluido en el contrato o contratos seleccionados;
• Los activos de las rutas de activos o las localizaciones de las rutas de localizaciones deben estar incluidos en el contrato o contratos seleccionados;
• Si el contrato o contratos seleccionados tienen uno o más planes de mantenimiento asociados, los planes de mantenimiento del mantenimiento preventivo deben estar incluidos en el contrato o contratos seleccionados.

Cuando la opción “Unir Planes” de un mantenimiento preventivo está activada, la unión de planes al crear o abrir una Orden de Trabajo (OT) obedece a este conjunto de reglas:

1. La OT creada tiene asociados todos los planes de las incidencias del mantenimiento preventivo con fecha prevista para el mismo día;
2. La creación de la OT sigue las mismas reglas de precedencia: – Solo se puede crear o abrir la OT si no existe ninguna incidencia anterior sin OT asociada;
   – Esta validación se aplica a incidencias del mismo plan, si el plan es independiente (es decir, sin sustituciones);
   – Si el plan tiene sustituciones, la validación se aplica a cualquier incidencia anterior del plan principal o a cualquiera de los sustitutos.
3. La misma OT se asocia a todas las incidencias del mantenimiento preventivo del día;
4. En el mismo día, si una incidencia permite la creación y otra no, la OT se crea solo para la que lo permite y solo se asocia a esta incidencia: – Ejemplo: el día 02/10, para el mismo mantenimiento preventivo existen las incidencias 3 (Plan 1) y 4 (Plan 2). La incidencia 1 (Plan 1) tiene OT abierta, pero la incidencia 2 (Plan 2) no. Al crear la OT para las incidencias del día 02/10, se crea una OT con el Plan 1 y se asocia a la incidencia 3. La incidencia 4 queda pendiente hasta que se cree la OT para la incidencia 2.

El mantenimiento preventivo permite definir reglas de planificación basadas en las órdenes de trabajo preventivas. Los criterios posibles que se aplican a todos los planes de mantenimiento son:

• Fija: en este caso las incidencias se crean siempre en la fecha y hora calculadas según la planificación;
• Apertura de la OT o Cierre de la OT: la fecha de las incidencias posteriores se ve afectada por la fecha de apertura o cierre de la OT asociada a la incidencia base. Las incidencias siguientes pueden atrasarse o adelantarse teniendo en cuenta la aplicación de la periodicidad en la fecha de la incidencia base.

En los casos de planificación por apertura o cierre, el cambio de la fecha esperada se ve afectado por la definición de tolerancia de avance y atraso para cada plan. Si la diferencia de días (en valor absoluto) entre la fecha prevista de la incidencia base y la apertura o cierre de la OT es igual o inferior a la tolerancia definida, la fecha prevista de las incidencias posteriores no se modifica. Todas las incidencias recalculadas que tengan fecha prevista anterior a la fecha actual sin orden de trabajo, podrán considerarse en atraso si se verifica una condición. Esta condición es que la fecha prevista de la incidencia sea anterior a la fecha resultante de restar la tolerancia de atraso a la fecha actual. Ejemplos

Ejemplo 1 – Apertura de la OT: Mantenimiento preventivo semanal con criterio de planificación “Apertura de la OT”. Tolerancia de atraso del plan de 1 día.

El atraso de 2 días en la apertura lleva a que la nueva fecha de la incidencia sea 1 semana después de la fecha de apertura de la OT. Ejemplo 2 – Cierre de la OT: Mantenimiento preventivo semanal con criterio de planificación “Cierre de la OT”. Tolerancia de avance del plan de 1 día.

El avance de 2 días en el cierre lleva a que la nueva fecha de la incidencia sea 1 semana después de la fecha de cierre de la OT. Ejemplo 3 – Incidencias atrasadas: Tolerancia de atraso del plan de 1 día y fecha actual el 12/03/2014.

El mantenimiento preventivo permite la definición de criterios para el calendario y horario que se usará en el cálculo de las incidencias del mantenimiento preventivo. Los criterios usados para definir y obtener el calendario y horario pueden consultarse en el artículo relacionado sobre la creación de mantenimientos preventivos. Para determinar las reglas de calendario y horario existen dos casos principales:

• Calendario y Horario sin ningún valor definido: en este caso las incidencias se crean siempre con la fecha y hora calculadas según la planificación;
• Calendario y Horario específicos: después de obtener el calendario y horario definidos en el mantenimiento preventivo, se aplica la disponibilidad para cada incidencia.

La aplicación de la disponibilidad de calendario y horario sigue las siguientes reglas:

• Solo se pueden crear incidencias del mantenimiento preventivo en periodos de disponibilidad;
• En el caso de que una incidencia tenga una fecha sin periodo de disponibilidad, esta se aplaza hasta el próximo periodo de disponibilidad en el mismo día;
• Si no existe ningún periodo de disponibilidad en el mismo día, la incidencia se aplaza hasta el día siguiente más próximo que tenga periodos de disponibilidad. Según estas reglas:
  • Si existe un periodo de disponibilidad en ese día que incluya la hora esperada para la incidencia, este se introduce ese día a la hora esperada;
  • Si esto no ocurre, la incidencia se introduce al principio del primer periodo de disponibilidad de ese día.
  • Si no se puede encontrar un día futuro con periodos de disponibilidad, o si ya existe otra incidencia del mismo plan ese día, la incidencia se elimina.

Ejemplos

Ejemplo 1 – Mantenimiento diario: Mantenimiento Preventivo creado el 30/04/2014 y con fecha de fin de la proyección el 30/05/2014, con un plan de mantenimiento con periodicidad con inicio el 30/04/2014 y frecuencia diaria a las 9h de la mañana. Calendario con días de inactividad el sábado y domingo y el festivo del día 01/05/2014. Horario de 9h a 19h.

Se han eliminado las incidencias del festivo y del fin de semana. Ejemplo 2 – Mantenimiento semanal: Mantenimiento Preventivo creado el 30/04/2014 y con fecha de fin de la proyección el 30/05/2014, con un plan de mantenimiento con periodicidad con inicio el 30/04/2014, frecuencia semanal los jueves y frecuencia diaria a las 9h de la mañana. Calendario con días de inactividad el sábado y domingo y el festivo del día 01/05/2014. Horario de 9h a 19h.

La incidencia del jueves, día 1 de mayo, se aplazó al viernes, día 2 de mayo.

En algunos escenarios de mantenimiento se define un plan principal y un conjunto de planes subordinados, que lo sustituyen después de un determinado número de incidencias. Esta definición afecta a la planificación de las incidencias del mantenimiento preventivo. Ejemplos

Ejemplo 1 – Mantenimiento por contador con sustitución, criterio cíclico: Mantenimiento Preventivo creado el 07/09/2015 y con fecha de fin de la proyección el 30/11/2015, con los siguientes planes de mantenimiento:

El contador tiene un promedio diario de 50. A cada tercera incidencia se sustituye el plan principal.

Ejemplo 2 – Mantenimiento por contador con diversos planes de sustitución, criterio cíclico:

Mantenimiento Preventivo creado el 07/09/2015 y con fecha de fin de la proyección el 30/11/2015, con los siguientes planes de mantenimiento:

El contador tiene un promedio diario de 50. A cada tercera y cuarta incidencia se sustituye el plan principal y se reinicia el ciclo.

Ejemplo 3 – Mantenimiento por periodicidad con diversos planes de sustitución, criterio multiplicador:

Mantenimiento Preventivo creado el 07/09/2015 y con fecha de fin de la proyección el 31/12/2016, con los siguientes planes de mantenimiento:

La principal diferencia de este criterio con relación al cíclico es que, en este caso, se sustituiría el plan después de 3 incidencias por el PM00003 y después de 12 por el PM00012. En este caso, y como el criterio es multiplicador, a cada 3 incidencias (3, 6, 9, …) se sustituye por el plan PM00003 y a cada 12 por el PM00012 (12, 24, 48, …).

Ejemplo 4 – Mantenimiento por periodicidad con plan de sustitución, criterio multiplicador e incidencia inicial:

Mantenimiento Preventivo creado el 07/09/2015 y con fecha de fin de la proyección el 31/12/2016, con los siguientes planes de mantenimiento:

En este caso, la primera incidencia de sustitución sucede en la segunda incidencia y no en la sexta. Es decir, las sustituciones se anticipan con relación al plan normal.

Cada plan de mantenimiento preventivo tiene una definición de planificación. Para definir la planificación puede usarse:

• Periodicidad;
• Contador;
• Periodicidad y contador.

Periodicidad

La planificación por periodicidad de cada plan es compatible con tres tipos de definición: diaria, semanal y mensual. Puede definirse:

• Intervalo de periodicidad: define las fechas de inicio y fin de la periodicidad;
• Frecuencia Diaria: a qué hora debe ocurrir el mantenimiento preventivo;
• Frecuencia: permite definir de cuántos en cuántos días, semanas o meses debe ocurrir el mantenimiento preventivo. En los casos de frecuencia semanal y mensual pueden realizarse algunas configuraciones adicionales.
  • Semanal: permite definir uno o más días de la semana en los que debe ocurrir el mantenimiento;
  • Mensual: permite definir un día del mes o una regla de día para cuándo debe ocurrir el mantenimiento preventivo.

Ejemplos

Ejemplo 1 – Mantenimiento diario sencillo: Mantenimiento Preventivo creado el 10/03/2014 y con fecha de fin de la proyección el 31/03/2014, con un plan de mantenimiento con periodicidad con inicio el 10/03/2014 y frecuencia diaria a las 9h de la mañana.

Ejemplo 2 – Mantenimiento semanal sencillo: Mantenimiento Preventivo creado el 10/03/2014 y con fecha de fin de la proyección el 31/03/2014, con un plan de mantenimiento con periodicidad a iniciar el 10/03/2014, frecuencia semanal los martes y jueves, y frecuencia diaria a las 9h de la mañana.

Ejemplo 3 – Mantenimiento mensual sencillo: Mantenimiento Preventivo creado el 10/03/2014 y con fecha de fin de la proyección el 31/03/2014, con un plan de mantenimiento con periodicidad con inicio el 10/03/2014, frecuencia mensual el día 15 de cada mes y frecuencia diaria a las 9h de la mañana.

Contador

En los mantenimientos preventivos para activos o localizaciones, puede definirse la planificación del plan por contador. Para ello, hay que seleccionar un contador del activo, o de la localización, y un intervalo de valor del contador al final del cual se debe realizar el mantenimiento preventivo. Ejemplos

Ejemplo 1 – Mantenimiento por contador: Mantenimiento Preventivo creado el 07/03/2014 y con fecha de fin de la proyección el 30/04/2014, con un plan de mantenimiento con contador e intervalo de 500. El contador tiene actualmente un promedio diario de 50.

Ejemplo 2 – Mantenimiento por contador con valor inicial: Mantenimiento Preventivo creado el 07/03/2014 y con fecha de fin de la proyección el 30/04/2014, con un plan de mantenimiento con contador, intervalo de 500 y valor inicial de 1200. El contador tiene actualmente un promedio diario de 50 y valor 800.

Como el mantenimiento empieza en 1200, la primera intervención tiene lugar en el valor 1500 del contador. Como el contador tiene el valor 800 y, teniendo en cuenta el promedio, tardará 14 días hasta alcanzar este valor. A partir de esta incidencia, el mantenimiento se realiza a cada 10 días. Periodicidad y Contador

La planificación puede definirse como una combinación de los dos tipos indicados antes. Ejemplos

Ejemplo 1 – Mantenimiento mensual y por contador: Mantenimiento Preventivo creado el 10/03/2014 y con fecha de fin de la proyección el 30/04/2014, con un plan de mantenimiento con periodicidad con inicio el 10/03/2014, frecuencia mensual el día 15 de cada mes y frecuencia diaria a las 9h de la mañana. El mismo plan tiene un contador definido con intervalo de 500 y un promedio diario de 50.

El primer mantenimiento se realiza en la fecha prevista por la periodicidad, porque esta sucede antes. Después de realizarse este mantenimiento, el contador alcanza el intervalo de mantenimiento a cada 10 días, porque éste es más frecuente que el mantenimiento mensual obtenido a través de la periodicidad.

Cada plan se recalcula individualmente. El primer punto que surge es: ¿cuándo empieza y cuándo termina el cálculo de los eventos para cada plan del mantenimiento preventivo?

• Planificación por periodicidad
  • Empieza en la fecha de inicio de la periodicidad;
  • Termina:
    • En la fecha de fin del mantenimiento preventivo, si la periodicidad no tiene fecha de fin o si esta fecha es posterior a la fecha de fin del mantenimiento preventivo;
    • En la fecha de fin de la periodicidad, si esta es anterior a la fecha de fin del mantenimiento preventivo.
• Planificación por contador
  • Empieza en la fecha de creación del mantenimiento preventivo;
  • Termina en la fecha de fin del mantenimiento preventivo.

Otro punto que se debe tener en cuenta en el recálculo es el concepto de Evento Base. Este evento es el más reciente con una orden de trabajo creada. En el caso de que existan dos eventos en estas condiciones con la misma fecha, se usará el que tiene un número de evento superior. Solo se recalculan los eventos posteriores al Evento Base, este y todos los anteriores no se modifican en el proceso de recálculo. Ejemplos

Ejemplo 1 – Mantenimiento Preventivo creado el 07/03/2014 y con fecha de fin del mantenimiento preventivo el 31/03/2014, con un plan de mantenimiento con periodicidad con inicio el 10/03/2014.

• Inicia el: 10/03/2014
• Termina el: 31/03/2014

Ejemplo 2 – Mantenimiento Preventivo creado el 07/03/2014 y con fecha de fin del mantenimiento preventivo el 31/03/2014, con un plan de mantenimiento con periodicidad con inicio el 10/03/2014 y fin el 20/03/2014.

• Inicia el: 10/03/2014
• Termina el: 20/03/2014

Ejemplo 3 – Mantenimiento Preventivo creado el 07/03/2014 y con fecha de fin del mantenimiento preventivo el 31/03/2014, con un plan de mantenimiento con contador.

• Inicia el: 07/03/2014
• Termina el: 31/03/2014

Ejemplo 4 – Considerar la siguiente tabla de eventos:

El evento base es el 2 (11/03/2014).

El mantenimiento preventivo permite definir el huso horario en el que deben ocurrir los eventos. Así, pueden definirse localmente eventos que ocurrirán en la fecha y hora del sitio en el que se efectuará el trabajo. Al crear un mantenimiento preventivo, se sugiere el valor por defecto definido en la configuración del mantenimiento. Este valor puede modificarse y puede seleccionarse uno de los husos horarios disponibles en el sistema. En la vista previa de eventos se muestran los eventos con la fecha y hora del huso horario seleccionado. Tras la aprobación, el recálculo de los eventos se realiza siempre con este huso horario. Si fuera necesario, puede modificarse el huso horario de un mantenimiento preventivo creando una nueva versión.  

El recálculo de eventos de mantenimiento preventivo efectúa procesos automáticos, como:

• Asociación automática a Paradas Programadas;
• Apertura automática de Órdenes de Trabajo;
• Cierre automático de Mantenimientos Preventivos.

Asociación automática a Paradas Programadas

Una parada programada de activos o localizaciones podrá configurarse con un intervalo inferior y superior, ya que todos los eventos de mantenimiento preventivo previstos dentro de estos intervalos se asociarán automáticamente a la parada. En el proceso de recálculo de eventos, las reglas de asociación automática son las siguientes:

• Las paradas programadas en el estado “Aprobado”, y con definición de límite superior o inferior, son candidatas a asociar automáticamente eventos;
• Todos los eventos cuya fecha esperada esté entre el límite inferior y la fecha de inicio de la parada se asociarán a la parada;
• Todos los eventos cuya fecha esperada esté entre la fecha de fin de la parada y el límite superior se asociarán a la parada;
• La fecha del evento se cambiará al primer día de la parada que incluya la hora prevista. Si la parada se inicia o termina antes de la hora prevista, el evento se pondrá al día siguiente en el caso del intervalo inferior, y al día anterior en el caso del intervalo superior.

Apertura automática de Órdenes de Trabajo

Si se selecciona un estado de la OT en el mantenimiento preventivo, se crearán órdenes de trabajo para todos los eventos que tengan como fecha prevista el día en el que se realiza el recálculo. La orden de trabajo quedará en el estado seleccionado. El centro de coste del mantenimiento preventivo se copia a la orden de trabajo. Si la opción “Unir Planes” del mantenimiento preventivo está activada, solo se crea una OT con todos los planes de mantenimiento de los eventos con fecha prevista en el mismo día.   Cierre automático de Mantenimientos Preventivos

El proceso de recálculo cierra automáticamente los mantenimientos preventivos que ya no se usan. Los criterios para determinar si el mantenimiento preventivo ya no se está usando son los siguientes:

• Está en el estado “Aprobado”;
• La fecha de fin de la proyección es anterior a la fecha actual;
• No tiene eventos pendientes, es decir, todos los eventos ya tienen una orden de trabajo asociada.

En el caso de que se cumplan estos criterios, el mantenimiento preventivo quedará en el estado “Cerrado”.

En la ficha del Mantenimiento Preventivo está disponible la opción “Planificar”, que permite forzar el recálculo del mantenimiento preventivo. Después de seleccionar esta opción, hay que validar los resultados a través de los campos de información de la última planificación del mantenimiento preventivo, o de la lista de eventos. Esta opción solo está disponible para mantenimientos preventivos en el estado “Aprobado”.

La lista del mantenimiento preventivo permite añadir los siguientes campos:

• Resultado Última Planificación
• Fecha Última Planificación
• Log Última Planificación

Estos campos permiten comprobar si el recálculo de eventos se ha ejecutado sin errores en un mantenimiento preventivo. El proceso automático de recálculo actualiza estos valores en cada ejecución.

Después del recálculo de los eventos, se envían las notificaciones de los eventos del mantenimiento preventivo que correspondan a todas estas reglas:

1. Eventos con un plan de mantenimiento que tenga notificación definida;
2. Eventos activos y para los que aún no se haya enviado notificación;
3. Para estos eventos, solo los que tienen fecha prevista entre hoy y el número de días definido en el plan

Al final, el campo Notificación Enviada del evento se activa para que no se vuelva a enviar la notificación. Ejemplo: si en el plan se han definido 3 días de notificación y hoy es día 22/08, se enviarán las notificaciones pendientes de los eventos entre el 22/08 a las 00:00:00 y el 24/08 a las 23:59:59. Como el servicio se ejecuta todos los días, y siempre que no haya ningún error en el envío, solo se enviarán notificaciones para los eventos con fecha prevista para el día 24/08, ya que las notificaciones correspondientes a los días anteriores ya se han enviado.