Passo #9 - Criar a sua Primeira Ordem de Trabalho

Criar uma Ordem de Trabalho

512 views 12 Janeiro, 2017 31 Outubro, 2018 Valuekeep 1

A Ordem de Trabalho (OT) é a entidade que representa o trabalho de manutenção a executar, bem como a que ativo, localização ou rota se refere.

Esta funcionalidade possuiu duas vistas distintas com diferentes níveis de informação a preencher consoante o perfil do utilizador.

A opção de criação de Ordens de Trabalho está disponível em: Todas as Tarefas | Ordens de Trabalho | Ordens de Trabalho.

  1. Será apresentada a lista de ordens de trabalho.
  2. Para criar uma nova OT , prima o botão “Criar novo registo” (parte superior da lista de ordens de trabalho). Na área de trabalho será aberto um novo separador, com o nome “Criar Ordem de Trabalho”;
  3. Introduzir a descrição da ordem de trabalho;
  4. Selecionar o tipo;
  5. Associar a uma das seguintes entidades: localização, ativo, rota de localizações ou rota de ativos;
  6. Definir a responsabilidade da OT: centro de trabalho e funcionário responsável da OT;
  7. Selecionar o nível de prioridade e o condição de funcionamento;
  8. Selecionar as entidades associadas: cliente e fornecedor;
  9. Selecionar os contratos associados: cliente, fornecedor e garantia.

A ordem de trabalho (OT) deve ter associada um ou mais planos de manutenção. Para adicionar planos à OT, realizar os seguintes passos:

  1. Selecionar o separador Plano de Manutenção;
  2. Clicar na ligação “Importar Planos de Manutenção”. São listados todos os planos de manutenção no estado Aprovado;
  3. Selecionar um plano e premir a tecla “Insert” ou clicar no botão “Selecionar”;
  4. Premir o botão “Criar”.
Pode remover tarefas do plano de manutenção importado ou remover planos da OT. Para tal, usar as opções de contexto da grelha ou o atalho “Ctrl+-”. O centro de custo da localização, ativo ou rota selecionada é sugerido automaticamente. Pode criar uma OT sem ativo, localização ou rota, se criar a OT como rascunho.

O campo Localização Pai mostra a localização do Ativo, Localização ou Rota. Apenas pode selecionar ativos ou localizações do nível de acesso associado ao funcionário. Se selecionar um centro de trabalho, apenas poderá selecionar ativos ou localizações associados a esse centro de trabalho.


 Caso o tipo de OT tenha um Plano de Manutenção por omissão selecionado este é importado automaticamente; para mais informação sobre este tópico deve consultar o artigo “Tipos de Ordem de Trabalho”. 

O código da avaria é um campo estruturado que pode ser configurado pelo utilizador final através da entidade Sequências.

 Caso o Centro de Trabalho esteja definido, a aprovação da OT apenas pode ser feita por um responsável do Centro de Trabalho.

Estados

Tabela com os estados disponíveis por omissão de uma Ordem de Trabalho:

Chave Natural Descrição
001.WORKORDER Aguarda Aprovação
002.WORKORDER Pendente
003.WORKORDER Aprovado
004.WORKORDER Em Curso
005.WORKORDER Cancelado
006.WORKORDER Fechado
007.WORKORDER Executado
008.WORKORDER Suspenso

Tabela com todas as transições de estado disponíveis por omissão para uma Ordem de Trabalho:

Estado Atual Próximo Estado
Pendente Aguarda Aprovação
Aguarda Aprovação Aprovação
Aprovado Cancelado
Aprovado Em Curso
Em Curso Suspenso
Em Curso Cancelado
Em Curso Fechado
Cancelado Em Curso
Suspenso Em Curso
Suspenso Cancelado
Executado Fechado
Executado Em Curso

Como registar uma ordem de trabalho no modo rascunho?

O modo rascunho permite que uma entidade seja editada continuamente, até que esteja pronta a avançar no processo de manutenção. A criação e o ciclo de vida de uma entidade no modo rascunho é o seguinte:

  1. Selecionar a opção de criar uma ordem de trabalho;
  2. Preencher pelo menos os campos obrigatórios da entidade;
  3. Clicar na ligação “Guardar como Rascunho”;
  4. Abrir a lista da entidade e selecionar Opções | Mostrar só rascunhos;
  5. Editar a entidade criada em modo rascunho;
  6. Fazer as alterações necessárias e gravar, as vezes que forem necessárias;
  7. Quando a entidade estiver pronta a avançar, alterar o estado da OT.
De modo a simplificar a edição, no modo rascunho não são aplicadas todas a regras de validação. Ao colocar no estado seguinte são verificadas todas as condições necessárias para a entidade.

Como é calculada a data prevista de fim de uma ordem de trabalho?

A data prevista de fim de uma ordem de trabalho é calculada tendo em conta o nível de prioridade que lhe é atribuído e o calendário e horário do tipo “Organização” que estão definidos por omissão.

Quando não existe um calendário ou horário definidos por omissão é assumido um calendário sem dias de inatividade e um horário das 00:00:00 às 23:59:59.

O tempo de resposta definido no nível de prioridade é sempre convertido para minutos, independentemente da unidade de tempo selecionada, pelo que é exatamente a mesma coisa definir um tempo de resposta de 1 dia, de 24 horas ou de 1440 minutos.

Exemplos

Exemplo 1:

Calendário, por omissão, apenas com o dia de inatividade ao sábado;

Horário, por omissão, com hora de início às 00:00:00 e hora de fim às 23:59:59, com um evento semanal que ocorre todos os domingos das 00:00:00-22:00:00;

Nível de prioridade, por omissão, para todos os dias da semana de 3 dias (4320 minutos) e para os dias de fim-de-semana de 4 dias (5760 minutos).

Data da Ordem de Trabalho Data Prevista de Fim
10/09/2014 11:00:00 15/09/2014 09:00:00
14/09/2014 10:15:00 18/09/2014 22:00:00

Exemplo 2:

Não ter calendário ou horário definido por omissão;

Nível de prioridade, por omissão, para todos os dias da semana de 3 dias (4320 minutos).

Data da Ordem de Trabalho Data Prevista de Fim
10/09/2014 11:00:00 13/10/2014 11:00:00

Como registar indisponibilidade de um ativo ou localização a partir de uma OT?

Para colocar um ativo ou localização como indisponível, no momento do registo de uma OT, é necessário associar à ocorrência um estado de funcionamento cuja propriedade “Estado de Indisponibilidade” seja verdadeira. O registo de tempo de indisponibilidade é criado quando se altera a OT para um estado que inicia indisponibilidade, ou quando a OT já está nesse estado e é preenchido o campo com um estado de funcionamento de indisponibilidade.

Para criar um estado de funcionamento que registe indisponibilidade, efetuar os seguintes passos:

  1. Aceder a Todas as Tarefas | Ativos | Configurações | Condições de Funcionamento . Será apresentada a lista de condições de funcionamento;
  2. Para criar uma nova condição de funcionamento, prima o botão “Criar novo registo“(parte superior da lista de condição de funcionamento). Na área de trabalho abre-se um novo separador, com o nome “Criar Condição de Funcionamento”;
  3. Indicar um código e uma descrição;
  4. Selecionar a opção “Estado de Indisponibilidade”;
  5. Premir o botão Criar.
Cada OT com um estado de funcionamento de indisponibilidade vai dar origem a um registo de histórico de tempo de indisponibilidade. O total de horas e estado de disponibilidade do ativo ou localização vai sendo atualizado à medida que cada um dos registos de indisponibilidade é fechado.

Só é possível alterar o estado de funcionamento de indisponibilidade se não existirem registos de histórico de tempo de indisponibilidade em aberto para a OT.

Como associar um contrato a uma ordem de trabalho?

É possível associar contratos a uma ordem de trabalho, de modo a acrescentar algumas validações de negócio.

Para associar um contrato de cliente ou fornecedor devemos seguir os seguintes passos:

  1. Selecionar um ativo, localização ou rota;
  2. Selecionar um cliente/fornecedor;
  3. Selecionar um contrato de cliente/fornecedor.

Para associar um contrato de garantia devemos seguir os seguintes passos:

  1. Selecionar um ativo, localização ou rota;
  2. Selecionar um contrato de garantia.
  • O ativo ou a localização da ordem de trabalho têm de estar abrangidos pelo contrato ou contratos selecionados;
  • Os ativos das rotas de ativos ou as localizações das rotas de localizações têm estar abrangidos pelo contrato ou contratos selecionados;
  • Se o contrato ou contratos selecionados tiverem um ou mais planos de manutenção associados, os planos de manutenção da ordem de trabalho têm de estar abrangidos pelo contrato ou contratos selecionados.

 

Quando é criada uma ordem de trabalho através da manutenção preventiva ou ocorrência, o contrato ou contratos da manutenção preventiva transitam para a ordem de trabalho.

Como criar uma ordem de trabalho para um evento da manutenção preventiva?

Para criar uma ordem de trabalho para um evento de manutenção preventiva, recorrer ao explorador de ordens de trabalho:

  1. Selecionar a manutenção preventiva para o ativo/localização para o qual deseja criar uma ordem de trabalho preventiva;
  2. Selecionar o evento da manutenção preventiva para a qual pretende criar uma ordem de trabalho preventiva;
  3. No menu de contexto selecionar a opção “Criar Ordem de Trabalho”;
  4. Na janela de criação da Ordem de Trabalho, selecionar o estado no qual criar a OT. Por omissão é sugerido o estado definido na manutenção preventiva do evento;
  5. Premir o botão Aceitar.

Quando o agendamento da preventiva não é fixo, aplica-se esta regra conforme o tipo de agendamento:

  1. No agendamento por abertura, só é possível criar a OT para o evento se a anterior já tiver sido aberta;
  2. No agendamento por fecho, só é possível criar a OT para o evento  se a anterior já tiver sido executada.
O centro de custo da manutenção preventiva é copiado para a ordem de trabalho.
A opção de criar a OT coloca-a automaticamente no estado selecionado.

Como alterar a data prevista de uma ordem de trabalho?

A data prevista de uma Ordem de Trabalho representa a data prevista de início de execução da Ordem de Trabalho.

Esta data assume valores por omissão diferentes dependendo da origem da Ordem de Trabalho. Em Ordens de Trabalho geradas a partir da manutenção preventiva, a data prevista é preenchida com o valor da data prevista do evento da manutenção preventiva. Em qualquer outra situação, a data prevista assume o valor da data de criação da Ordem de Trabalho.

Como alterar o estado e imprimir ordens de trabalho em lote?

A alteração do estado de ordens de trabalho e impressão em lote foi desenhada para permitir a alteração do estado e impressão de um conjunto de ordens de trabalho (OTs) em simultâneo.

Para alterar o estado de Ordens de Trabalho em lote, realizar os seguintes passos:

  1. Aceder à operação em Todas as tarefas | Ordens de Trabalho | Utilitários | Gestão de Ordens de Trabalho em Lote;
  2. Obrigatoriamente, definir o filtro:
    Estado;
  3. Opcionalmente, definir os filtros:
    Centro de trabalho e intervalo de datas – apenas são apresentados os centros de trabalho em que o utilizador autenticado é responsável;
    Localização, ativo ou rota;
  4. Clicar em Aplicar. A grelha é carregada com as OTs que correspondem aos filtros selecionados;
  5. Selecionar as OTs para alterar o estado;
  6. Se pretender imprimir, selecionar o mapa e o template de impressão e ativar a coluna Imprimir em cada uma das OTs a alterar o estado;
  7. Clicar no botão “Alterar Estado” e posteriormente clicar no estado pretendido.

 

Para imprimir sem alterar o estado das OTs, realizar os seguintes passos:

  1. Aceder à operação em Todas as tarefas | Ordens de Trabalho | Utilitários | Gestão de Ordens de Trabalho em Lote;
  2. Obrigatoriamente, definir o filtro:
    Estado;
  3. Opcionalmente, definir os filtros:
    Centro de trabalho e intervalo de datas – apenas são apresentados os centros de trabalho em que o utilizador autenticado é responsável;
    Localização, ativo ou rota;
  4. Clicar em Aplicar. A grelha é carregada com as OTs que correspondem aos filtros selecionados.
  5. Selecionar o mapa e o template de impressão;
  6. Selecionar as OTs e ativar a coluna Imprimir em cada uma das OTs a imprimir;
  7. Clicar no botão “Imprimir”.

Se selecionou pelo menos uma OT para imprimir, será mostrado no ecrã o mapa com as OTs selecionadas.

Como associar colaboradores a ordens de trabalho?

Para associar colaboradores e especialidades a tarefas da ordem de trabalho, aceda a Todas as Tarefas | Ordens de Trabalho | Atribuição da Ordem de Trabalho e realize os seguintes passos:

 

  • Preencha os filtros indicados para as tarefas da ordem de trabalho a associar:
    1. Estado da OT – pode selecionar os estados configurados para permitir atribuição;
    2. Ordem de trabalho – pode selecionar OTs do estado selecionado ou de todos os estados, se não estiver preenchido;
    3. Centro de trabalho;
    4. Intervalo de datas;
    5. Especialidade;
    6. Funcionário.
  • Clique na ligação “Aplicar”. São carregadas as tarefas já atribuídas das OTs, correspondentes aos filtros selecionados;
  • Pode atribuir colaboradores e especialidades das seguintes formas;
    1. Individualmente: Clique no botão “Carregar Tarefas”. A grelha é carregada com todas as tarefas de todos os planos das OTs correspondentes aos filtros. Elimine as linhas onde não quer atribuir colaboradores ou defina a atribuição do funcionário ou especialidade;
    2. À Ordem de Trabalho: Clique em Adicionar Linha. Preencha a OT, funcionário e/ou especialidade. A atribuição é feita para todas as tarefas de todos os planos da OT;
    3. Ao Plano de Manutenção: Clique em Adicionar Linha. Preencha a OT e Plano de Manutenção, funcionário e/ou especialidade. A atribuição é feita para todas as tarefas do plano da OT;
  • Quando terminar todas as associações, prima o botão “Aceitar”.

 

Ao clicar em “Aplicar” todas as alterações efetuadas nas atribuições são perdidas.
Ao criar a ordem de trabalho é copiada a associação de mão de obra definida nas tarefas do plano de manutenção. Pode remover os elementos sugeridos ou adicionar novos através desta opção.

Como associar colaboradores ao criar ou editar ordens de trabalho?

Para associar colaboradores ou especialidades diretamente na criação ou edição de Ordens de Trabalho (OT), siga estes passos:

Na criação da OT:

  1. Crie uma nova OT;
  2. Selecione a opção “Criar e Atribuir“;
  3. Na janela de pop-up, faça as atribuições de tarefas e clique em Aceitar.

Na edição da OT:

  1. Edite uma OT;
  2. Selecione a opção “Atribuir“;
  3. Na janela de pop-up, faça as atribuições de tarefas e clique em Aceitar.

 

A opção “Atribuir” apenas está disponível para OTs nos estados configurados para permitir atribuições.

Como ativar os contratos de garantias nas ordens de trabalho?

Ao criar uma ordem de trabalho para um ativo ou localização, é sugerido o contrato de garantia definido na sua ficha, caso esteja no estado “Aprovado”. É possível selecionar outro contrato de garantia.

Como atribuir automaticamente tarefas ao Responsável da OT?

Para atribuir automaticamente tarefas ao Responsável da Ordem de Trabalho use a opção Todas as tarefas | Ordens de Trabalho | Configurações | Tipos de Ordens de Trabalho.

  1. Será apresentada a lista de planos de manutenção.
  2. Edite ou crie um Tipo de Ordem de Trabalho com a opção Atribuir Tarefas ao Responsável da OT ativa.
  3. Use a opção Todas as tarefas | Ordens de Trabalho | Ordens de trabalho e selecione a opção “Insert” na lista para criar uma nova ordem de trabalho.
  4. No campo Tipo selecionar o Tipo de Ordem de Trabalho previamente criado.
  5. Quando terminar de preencher as restantes opções clicar em “Criar“.
As tarefas só são automaticamente atribuídas ao Responsável da OT caso este seja funcionário do Centro de Trabalho ao qual as tarefas estão associadas.

Como alterar as datas de criação e transição de estados de uma ordem de trabalho?

É possível alterar as datas de criação e transição de estados de uma ordem de trabalho. Esta opção está disponível apenas para utilizadores com o perfil de Administração.

Para alterar a data de criação e transição de estados:

  1. Entrar com um utilizador de perfil Administração;
  2. Criar ou editar OT;
  3. Alterar a data da OT;
  4. Abrir o separador Transições de Estado e clicar no link Carregar transições de estado;
  5. Alterar as datas de transição;
  6. Gravar.

Caso a OT tenha origem numa Ocorrência, a alteração das datas segue estas regras:

  1. Todas as datas das transições de estado da Ocorrência são atualizadas de acordo com as novas datas da OT;
  2. Não é possível alterar a data de fecho da OT. Esta data deve ser alterada na ocorrência associada.
As datas definidas têm de ser sempre anteriores à data atual. A data de uma transição não pode ser anterior à data das transições anteriores. Se a OT foi gerada a partir de um evento da preventiva, a nova data da OT não pode ser anterior à data do evento.

Como associar informação de segurança?

Para associar informação de segurança a uma entidade:

Criar ou editar uma entidade com definição de Segurança;
Selecionar o separador Segurança;
Adicionar uma nova linha na grelha de Perigos;
Confirmar as alterações na ficha.
Ao selecionar um dos perigos na grelha são mostradas as precauções e os materiais associados.

As entidades com definição de segurança são as localizações, ativos, tarefas, planos de manutenção e ordens de trabalho.

Como colocar ativos e localizações em disponibilidade antes de executar a OT?

As OTs com condição de funcionamento que implica paragem vão colocar a localização e todos os elementos associados (localizações filhas e ativos filhos) em indisponibilidade. Se for preciso colocar um ativo ou localização disponível antes de terminar a OT, siga estes passos:

  1. Edite a OT;
  2. Clique no link “Tempo de Indisponibilidade”;
    1. São mostrados todos os registos de indisponibilidade associados à OT;
  3. Defina a data de início e de fim da indisponibilidade ou ative a opção “Selecionado” para definir como data de fim a data atual;
  4. Opcionalmente, introduza as observações;
  5. Clique em Aceitar.

Os registos de indisponibilidade selecionados são atualizados com a data introduzida, e se esta for inferior à atual e não existirem mais registos de indisponibilidade abertos, o ativo/localização é colocado como disponível.

Depois de terminada, ao colocar novamente a OT num estado que inicia paragem serão registados novos períodos de indisponibilidade.

Como consultar a data das transições de estado da OT?

No ecrã de edição da OT é possível consultar a lista de transições de estado da mesma, para isso deve aceder ao separador Transições de Estado.

Aqui encontra os seguintes dados:

  • Estado anterior: o estado original da OT;
  • Novo estado: o estado para o qual a OT transitou;
  • Data:  a data em que a transição ocorreu;
  • Justificação: o motivo da transição;
  • Criado Por: o utilizador que alterou o estado da OT.

Foi útil?