Paso #3 – Construya su Jerarquía de Activos

Crear Activos

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La creación de los Activos es un paso fundamental para la configuración del sistema. Estos son los activos sujetos a mantenimiento.

Puede crearse un nuevo activo a partir de las siguientes opciones:

  • Activos | Activos | Activos: muestra la lista de activos;
  • Activos | Explorador de Activos: muestra el árbol de localizaciones y activos.

Después de abrir la lista de activos o el explorador, deben realizarse los siguientes pasos:

  1. En la lista, pulsar el botón “Crear nuevo registro” en la lista de activos. En el área de trabajo se abrirá una nueva pestaña con el nombre “Crear Activo”. En el caso del explorador, utilizar la operación de contexto, pulsando con el botón derecho del ratón en una localización, y seleccionar “Crear Activo“;
  2. Introducir los datos del activo. La información que se debe introducir está organizada en un conjunto de pestañas: 
    1.  Información general: Introducir aquí el código, la palabra clave, la descripción y la localización. Si la estructura es obligatoria, introducir también la estructura y la rama de la estructura. La rama de la estructura depende de la estructura seleccionada, la localización depende de la rama seleccionada. Para añadir una imagen al activo, pasar el ratón sobre la zona de la imagen con la cámara fotográfica y pulsar el botón “Cargar”. Las imágenes de los activos surgen en los listados, lo que permite una identificación más rápida.
    2. Caracterización: En este grupo deben definirse las especificaciones del activo, como por el ejemplo el activo padre, marca, modelo y familia del activo, así como el horario de funcionamiento.
    3. Compra: Los datos de compra permiten definir el fabricante y el proveedor del activo, así como el precio y la fecha de adquisición.
    4. Garantía: Definir aquí los datos de garantía del activo, como fechas de inicio y fin de la garantía, fecha de fin de la extensión de la garantía y el contrato asociado.
    5. Detalles: En este grupo pueden definirse las entidades asociadas al activo, como por ejemplo el trabajador responsable, cliente y propietario. También se puede definir el artículo que este activo representa y su relevancia. Para los activos usados en los procesos de mantenimiento, puede definirse si se trata de una herramienta o equipo auxiliar.
    6. Disponibilidad: En este grupo puede definirse si el activo está inmediatamente disponible y la fecha de entrada en funcionamiento.
    7. Repuestos: En este grupo puede definirse si el activo tiene artículos de repuesto y sus cantidades.

Después de introducir los datos del activo, hay que pulsar el botón “Crear” para guardar la información. Todos los datos señalados con “*” son obligatorios.

¿Cómo asociar activos y localizaciones en bloque a un centro de trabajo?

Pueden asociarse activos y localizaciones en bloque a un centro de trabajo existente. Para ello, al crear una nueva sesión de carga en bloque, seleccionar el servicio “Work Center Asset Service” o “Work Center Location Service“, para asociar activos o localizaciones al centro de trabajo.

El centro de trabajo que se va a asociar debe existir y puede crearse a través de la aplicación, o también por carga en bloque.

¿Cómo asociar activos y localizaciones en bloque a un nivel de acceso?

Pueden asociarse activos y localizaciones en bloque a un nivel de acceso existente. Para ello, al crear una nueva sesión de carga en bloque, seleccionar el servicio “Access Level Asset Service” o “Access Level Location Service“, para asociar activos o localizaciones al nivel de acceso.

El nivel de acceso que se va a asociar debe existir y puede crearse a través de la aplicación, o también por carga en bloque.

¿Cómo asociar especificaciones a localizaciones?

Para asociar especificaciones a localizaciones, deben seguirse estos pasos:

  1. Crear o editar una localización;
  2. En la pestaña “Especificaciones” seleccionar una o más especificaciones;
  3. Introducir el valor de la especificación o la entidad asociada;
  4. Definir si se permite que la especificación se copie a las entidades asociadas;
  5. Hacer clic en Aceptar.
Solo se pueden seleccionar especificaciones de tipo “Localización”. La validación del formato de los números y fechas tiene en cuenta el idioma del usuario. Los valores posibles de tipo booleano son 0 para falso y 1 para verdadero.
La opción “Cargar Especificaciones Padre” permite cargar a la tabla las especificaciones de la localización padre y la función de la localización, incluidos los valores cuando estos aún no existan en la localización. Solo se cargan las especificaciones con la opción “Permitir Copia”. Si la misma especificación existe en la localización padre y en la función de la localización con valores diferentes, la localización hereda el valor de la localización padre. Al duplicar localizaciones, las especificaciones de la localización y de sus entidades asociadas (localizaciones y activos) también se copian.

¿Cómo asociar especificaciones a familias de activos?

Para asociar especificaciones a familias de activos, deben seguirse estos pasos:

  1. Crear o editar una familia de activos;
  2. En la pestaña “Especificaciones” seleccionar una o más especificaciones;
  3. Introducir el valor de la especificación o la entidad asociada;
  4. Definir si se permite que la especificación se copie a las entidades asociadas;
  5. Hacer clic en Aceptar.

Solo se pueden seleccionar especificaciones de tipo “Activo”. La validación del formato de los números y fechas tiene en cuenta el idioma del usuario. Los valores posibles de tipo booleano son 0 para falso y 1 para verdadero.

Al editar, si la familia tiene activos asociados y se añaden nuevas especificaciones, puede seleccionarse si se desea o no copiar las nuevas especificaciones a los activos.
La opción “Cargar Especificaciones Padre” permite cargar a la tabla las especificaciones de la familia de activos padre, incluidos los valores en el caso de que aún no existan en la familia. Solo se cargan las especificaciones con la opción “Permitir Copia”.

¿Cómo asociar centros de trabajos y niveles de acceso a localizaciones y activos?

Las localizaciones y activos permiten definir, directamente a partir de la ficha correspondiente, los centros de trabajo y los niveles de acceso a los que están asociados. También es posible definir información de seguridad, como peligros, sus precauciones y materiales.

Para asociar la localización o activo a un centro de trabajo:

  1. Crear o editar una localización o activo;
  2. Seleccionar la pestaña Centros de Trabajo;
  3. Añadir una nueva línea y seleccionar un Centro de Trabajo;
  4. Confirmar los cambios en la ficha.

Al guardar las modificaciones de la ficha de la localización o activo, el Centro de Trabajo se modifica para incluir esta entidad. También se puede eliminar la localización o el activo de un Centro de Trabajo, para ello, en el paso 3, debe eliminarse la línea de la tabla correspondiente.

Para asociar la localización o activo a un nivel de acceso:

  1. Crear o editar una localización o activo;
  2. Seleccionar la pestaña Niveles de Acceso;
  3. Añadir una nueva línea y seleccionar un Nivel de Acceso;
  4. Confirmar los cambios en la ficha.

Al guardar las modificaciones de la ficha de la localización o del activo, el Nivel de Acceso se modifica para incluir esta entidad. También se puede eliminar la localización o el activo de un Nivel de Acceso, para ello, en el paso 3, debe eliminarse la línea de la tabla correspondiente.

¿Cómo asociar contratos de garantía/cliente/proveedor a activos o localizaciones?

Para asociar un contrato de garantía/cliente/proveedor a un activo o localización, deben seguirse estos pasos:

  1. Crear un contrato de garantía/cliente/proveedor y añadir el activo o localización en la pestaña “Mantenimiento”. El contrato se envía para aprobación;
  2. Después de aprobado, el contrato puede asociarse al activo o a la localización. Para ello, hay que editar el activo o localización, seleccionar el contrato de garantía creado anteriormente y pulsar el botón “Actualizar”.
Solo se pueden seleccionar como contrato de garantía actual los contratos de garantía aprobados, que tengan el activo o la localización asociados en la pestaña “Mantenimiento”.
Para añadir diversos activos y/o localizaciones puede usarse el modo multiselección, que permite añadir de forma más fácil estos activos y/o localizaciones. Al añadir un activo o localización individualmente, o a través de la multiselección, si estos tienen activos o localizaciones hijo, se preguntará al usuario si desea añadir todos los activos/localizaciones hijo del activo/localización añadido.

¿Cómo asociar información de seguridad?

Para asociar información de seguridad a una entidad:

  1. Crear o editar una entidad con definición de Seguridad;
  2. Seleccionar la pestaña Seguridad;
  3. Añadir una nueva línea en la tabla de Peligros;
  4. Confirmar los cambios en la ficha.

Al seleccionar uno de los peligros en la tabla, se muestran las precauciones y los materiales asociados.

Las entidades con definición de seguridad son las localizaciones, activos, tareas, planes de mantenimiento y órdenes de trabajo.

¿Cómo crear especificaciones de un activo, localización o artículo?

Para crear especificaciones de un activo, localización o artículo, hay que acceder a Activos | Configuraciones | Especificaciones o Materiales | Configuraciones | Especificaciones y seguir los siguientes pasos:

  1. Definir el nombre y descripción de la especificación;
  2. Definir el tipo de valor de la especificación (Numérico, Texto, Fecha, Booleano o Entidad);
  3. Si el tipo de valor es numérico, definir la unidad correspondiente;
  4. Si el tipo de valor es entidad, definir la entidad correspondiente asociada;
  5. Definir un tipo de especificación;
  6. Hacer clic en “Crear“.
Después de crear una especificación, solo se puede modificar su descripción. Los valores de las especificaciones de tipo Numérico o Fecha se validan y se guardan según el idioma del usuario. Pueden asociarse entidades de sistema o de usuario a especificaciones del tipo entidad.

¿Cómo duplicar activos o localizaciones?

De modo a agilizar la creación de nuevas localizaciones y activos, existe la posibilidad de duplicar estas entidades. Para ello, hay que acceder al explorador de activos y seguir estos pasos:

  1. Expandir el árbol de localizaciones y activos hasta la entidad que se desea duplicar;
  2. Hacer clic con el botón derecho del ratón en la entidad que se va a duplicar;
  3. Seleccionar la opción “Duplicar Localización” o “Duplicar Activo”. Se abre una nueva ventana para crear la localización o el activo con la información introducida.
  4. Realizar los cambios necesarios a la nueva entidad y pulsar el botón “Confirmar”.
  5. Surge un mensaje que pregunta si se desea duplicar todas las entidades hijo, contadores y monitorizaciones. Aquí existen dos opciones:
    1. Si se contesta “Sí”, se duplicarán todas las localizaciones, sus localizaciones hijo y todos los activos incluidos en estas localizaciones. En el caso de los activos, se duplican todos los activos hijos. En ambos casos también se duplican los contadores y las monitorizaciones asociados a todas las entidades duplicadas.
    2. Si se contesta “No”, solo se duplica la entidad seleccionada.

Después de cerrar la ficha de la entidad, al actualizar el árbol del explorador, pueden consultarse las entidades creadas en la duplicación.

¿Cómo asociar anexos de la marca o de la familia a los activos?

Para agilizar la asociación de anexos a activos, existe la posibilidad de cargar los anexos de la marca o de la familia al activo. Para ello, deben seguirse estos pasos:

  1. Acceder a la lista de activos en Activos|Activos|Activos;
  2. Editar el activo deseado;
  3. Seleccionar la pestaña “Anexos de la Entidad”.
  4. Seleccionar la opción “Cargar anexos de la Marca” o “Cargar anexos de la Familia“.
  5. Por último, seleccionar la opción “Actualizar“.

En el caso de que existan anexos con el mismo nombre en la Marca y en la Familia del activo, este no se modificará al cargarlos al activo. Se recomienda que se modifique el nombre de los anexos antes de cargarlos al activo, para facilitar su diferenciación.

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